Kỷ năng tổ chức công việc

Lời giới thiệu Kỹ năng tổ chức công việc 1 I/ KHÁI NIỆM Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải làm như thế nào? • Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng như thế nào, ưu điểm, cách vận hành… • Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc. • Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành xe.. • Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe. 3 2. Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn: Tổ chức công việc được giao. Tổ chức mạng lưới công việc. Sắp xếp hồ sơ. Sắp xếp vị trí làm việc. Xác định thứ tự ưu tiên công việc. Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… 5 2 1. Khái niệm • Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN. • Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao. • Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân. 4 II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN 1. Xác định chức năng, nhiệm vụ 2. Định biên nhân sự 3. Xác định bản mô tả công việc 4. Sắp xếp công việc cho NV. 6 1 1. Xác định chức năng nhiệm vụ 1.1 Xác định chức năng: • Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ. • Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. • Chức năng có thể hiệu là những sản phNm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phNm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phNm..đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn. 1.2 Xác định quy trình • Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực hiện được nó. • Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì? • Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H. 7 8 1.2 Xác định quy trình PHƯƠNG PHÁP 5W1H • Who: Ai làm việc đó. • Where: Làm việc đó ở đâu. • When: Làm việc đó khi nào? • How: Làm bằng cách nào? • Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại sao? 1.2 Xác định quy trình LÀM GÌ VỚI HOW? • Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó là: - Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc.. - Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuNn cho từng công việc trong quy trình. 9 10 2. Định biên công việc. • Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện. • Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra. • Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm • Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm. Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người. 2. Định biên công việc (tt) • Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc. • Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức danh. • Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên vàđiều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này. 11 12 2 3. Lập các bản mô tả công việc: • Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh. • Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuNn công việc, điều kiện làm việc. • Lên sơ đồ tổ chức bộ phận. 13 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Đối với công việc thường xuyên: • Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: - Cách thức thực hiện (how). - Nguồn lực để thực hiện (5M). - Tần suất thực hiện. • Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ. 15 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) 4. Sắp xếp công việc cho NV • Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc không thường xuyên. • Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại. • Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện. 14 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Công việc không thường xuyên • Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc. • Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why). • Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty. • Giải thích phương pháp thực hiện (how). 16 Tài liệu thao khảo Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý • Kỹ năng quản lý theo quá trình. • Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không? • Kỹ năng giao việc – uỷ quyền • Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tương lai. • Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên. 17 18 3 III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN 1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 2. Sắp xếp hồ sơ 3. Sắp xếp nơi làm việc 4. Quản lý thông tin 5. Lập kế hoạch công việc 19 1.1 Phân loại công việc (tt) Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại: - Tần suất thực hiện? - Người thực hiện? - Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc? ... - tailieumienphi.vn