Xem mẫu
- Cách viết một bức thư giao dịch bằng tiếng Anh
Trong kinh doanh, một bức thư viết đúng cách, chặt chẽ và
chỉn chu luôn được đón nhận và tạo được ấn tượng tốt với
người đọc. Cách trình bày một bức thư tiếng Anh theo phong
cách hiện đại khá đơn giản. Mặc dù lối viết thư của người
Anh và người Mỹ có đôi chút khác biệt và mỗi người lại có
một cách hành văn riêng nhưng các lá thư giao dịch bằng tiếng Anh vẫn tuân
theo một số nguyên tắc trình bày nhất định.
1. Thông tin cá nhân của người viết:
Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đ ầu thư, ở chính gi ữa hoặc bên
phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là th ư t ừ cá nhân vì khi vi ết th ư giao d ịch,
người viết thường dùng tên công ty.
2. Ngày tháng:
Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/
Hãy
2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Cách vi ết theo ki ểu s ố này có
2000)
thể gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt hơn hết là bạn viết thứ ngày tháng đ ầy đ ủ ( 4 February 2000 ho ặc
th
February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm l ẫn mà còn lich s ự h ơn cách ch ỉ dùng
February
số.
3. Tên và địa chỉ người nhận:
Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đ ối tác (ng ười nh ận) gi ống
Cách
như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đ ầu thư. Ch ỉ có m ột
nh
điiểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính
đ
giiữa.
g
4. Mã thư bạn hồi âm:
Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức th ư thương mại thường có mã s ố
Vì
riêng. Khi bạn viết trả lời, đừng quên ghi mã số bức thư bạn muốn hồi đáp (Your ref: 01234).
riêng.
Nếu muốn hãy ghi mã số thư của bạn trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp l ại cho b ạn
(My ref: 56789 hay Our ref: 56789).
5. Cách xưng hô đầu thư:
Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng “Dear…” nếu bạn không quen ng ười nh ận. Ví d ụ:
Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear
Dear
Sirs Dear Gentlemen
6. Tiêu đề:
Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc ph ải có trong th ư.
Tiêu
7. Nội dung:
Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch l ạc , rõ ràng trình bày
- thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đ ầu t ừ l ề trái, không thụt vào
thông
như cách viết thư trước đây.
nh
8. Cuối thư:
Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng nh ững c ụm nh ư:
Cu
Yours sincerely Yours faithfully Yours truly
Yours
9. Chữ ký:
Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút m ực.
10. Tên họ đầy đủ của người viết:
Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký. Ví dụ: Nguyen Van A Le Thuy B
11. Chức danh của người viết:
Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng được viết ngay d ưới tên h ọ
Ch
đầy đủ của người đó.
12. Ghi chú tài liệu gửi kèm:
Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể vi ết cuối th ư ghi chú về s ố l ượng tài
Trong
liiệu gửi kèm.
l
Ví dụ: Enc: 2...
phuong (Theo smartweb.vn)
nguon tai.lieu . vn
