Xem mẫu
- ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ AN GIANG
GIÁO TRÌNH
Tin Học Kế Toán
NGHỀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP VÀ CAO ĐẲNG
(Ban hành theo Quyết định số: /QĐ-CĐN ngày tháng năm 20
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang)
Tên tác giả: Nguyễn Trí Dũng
Năm ban hành: 2018
1
- LỜI GIỚI THIỆU
Tin học kế toán là môn học sử dụng bảng tính Excel và ứng dụng các phần
mềm kế toán vào thực hành công tác kế toán.
Với mục tiêu trang bị cho học sinh, sinh viên các kiến thức cơ bản về các hàm
Excel và kỹ năng sử dụng được một số phần mềm kế toán vào công tác kế toán đặc
biệt là phần mềm kế toán Misa. Nhằm đáp ứng yêu cầu về giáo trình giảng dạy,
học tập và nghiên cứu của học sinh, sinh viên khoa kinh tế Trường cao đẳng nghề
an giang biên soạn giáo trình Tin học kế toán (dùng cho trình độ trung cấp nghề và
cao đẳng nghề). Quyển sách gồm 3 phần:
Phần 1: Ôn tập các hàm cơ bản trong Excel
Phần 2: Tổ chức số liệu kế toán trên Excel
Phần 3: Tổ chức số liệu kế toán trên Misa
Do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm, quyển sách chắc chắn không tránh khỏi
những hạn chế nhất định. Chúng tôi mong nhận được những đóng góp của bạn đọc để lần
biên soạn sau được tốt hơn.
Nhóm tác giả
2
- MỤC LỤC
ĐỀ MỤC TRANG
Lời giới thiệu 1
Mục lục 2
Giáo trình môn học 4
Phần 1: Một số hàm cơ bản trong Excel 5
I. Một số hàm thường dùng 5
II. Một số chương trình 9
III. Định dạng các thông số thể hiện trong Excel 10
Phần 2: Tổ chức số liệu kế toán trên Excel 11
I. Hướng dẫn mở TK sử dụng, SDĐK 11
II. Hướng dẫn định khoản kế toán trên Excel 12
III. Tổng hợp số phát sinh các TK chi tiết từ sổ kế toán máy vào 14
Bảng danh mục tài khoản
IV. Định khoản các bút toán kết chuyển cuối kỳ 14
V. Lập 5 sổ nhật ký 15
1. Sổ nhật ký thu tiền 15
2. Sổ nhật ký chi tiền 17
3. Sổ nhật ký bán hàng 18
4. Sổ nhật ký mua hàng 18
5. Sổ nhật ký chung 19
VI. Lập sổ cái tài khoản 20
VII. Lập bảng cân đối số phát sinh 21
VIII. Lập báo cáo tài chính 22
1. Bảng cân đối kế toán 22
2. Báo cáo kết quả HĐKD 23
3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 24
3
- Phần 3: Tổ chức số liệu kế toán trên Misa 33
1. Giới thiệu phần mềm Misa 33
2. Tạo dữ liệu kế toán, khai báo tài khoản, SDĐK 33
3. Phân hệ mua hàng 41
4. Phân hệ kho 43
5. Phân hệ bán hàng 43
6. Phân hệ quỹ 45
7. Phân hệ ngân hàng 45
8. Phân hệ tài sản cố định 45
9. Phân hệ Thuế 46
10. Phân hệ lương 46
11. Phân hệ tổng hợp 47
4
- GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN
Tên môn học/mô đun: Tin học kế toán
Mã môn học/mô đun: MH31
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun:
- Vị trí: Môn học Tin học kế toán thuộc nhóm các môn chuyên môn được bố
trí giảng dạy sau khi đã học xong các môn chuyên môn của nghề.
- Tính chất: Môn học Tin học kế toán là môn học sử dụng bảng tính Exel và
ứng dụng các phần mềm kế toán vào thực hành công tác kế toán, giúp người học
có kỹ năng trong việc sử dụng các phần mềm kế toán.
- Ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: Cung cấp cho sinh viên những kiến
thức cơ bản về ứng dụng tin học vào công tác kế toán, giúp cho công tác kế toán
được thực hiện nhanh chóng, khoa học, chặt chẽ hơn.
Mục tiêu của môn học/mô đun:
- Về Kiến thức:
+ Trình bày được các khái niệm cơ bản các hàm Excel
+ Phân biệt được các hàm trong Excel
+ Sử dụng được một số phần mềm kế toán
- Về kỹ năng:
+ Sử dụng thành thạo phần mềm Excel trên máy tính
+ Ứng dụng được các phần mềm kế toán vào công tác kế toán
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Nghiêm túc khi nghiên cứu
+ Xử lý được những bài toán kế toán bằng phần mềm Excel
5
- PHẦN 1: MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL PHỤC
VỤ CHO CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Mục tiêu học tập: Sau khi nghiên cứu chương này, bạn có thể:
- Nêu được ý nghĩa và cú pháp các hàm cơ bản trong excel phục vụ cho thực
hành kế toán.
- Vận dụng các hàm cơ bản để lập được các loại sổ kế toán.
- Tập trung quan sát, lắng nghe giáo viên hướng dẫn cách áp dụng và các thao
tác trên máy tính.
I. MỘT SỐ HÀM THƢỜNG DÙNG
1. Hàm Left()
- Cú pháp: Left(chuỗi,n). Trong đó
+ chuỗi là một chuỗi văn bản hoặc một địa chỉ ô chứa giá trị chuỗi.
+ n là số nguyên dương.
- Công dụng: Hàm trả về giá trị là một chuỗi con được cắt từ bên trái chuỗi
sang n ký tự.
- Ví dụ: =Left(“Thực hành kế toán trên Excel”,17) trả về chuỗi con “Thực
hành kế”
2. Hàm If()
- Cú pháp: If( Testvalue,ValueTrue,ValueFalse), trong đó
+ Testvalue là biểu thức điều kiện.
+ ValueTrue và ValueFalse là các giá trị sẽ trả về của hàm hoặc địa chỉ ô
chứa giá trị.
- Công dụng: Khi thực hiện hàm sẽ tính toán và xét biểu thức điều kiện
Testvalue, nếu đúng thì trả về giá trị ValueTrue, nếu sai thì trả về
ValueFalse.
- Ví dụ: =if(5>6,5,6) hàm trả về số 6.
3. Hàm Or()
- Cú pháp: Or(Biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, biểu thức điều
kiện 3,…) trong đó Biểu thức điều kiện 1,2,3 là các biểu thức điều kiện trả
về giá trị kiểu Logical.
- Công dụng: hàm trả về giá trị kiểu Logical, bằng True khi một trong các
biểu thức điều kiện trong hàm đúng. Bằng False khi tất cả các biểu thức điều
kiện đều sai.
- Ví dụ: =or(1>2,5>4,5>6) hàm trả về giá trị True
=or(1>2,5>7,5>6) hàm trả về giá trị False
4. Hàm And()
- Cú pháp:And(Biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, biểu thức
điều kiện 3,…) trong đó Biểu thức điều kiện 1,2,3 là các biểu thức điều
kiện trả về giá trị kiểu Logical.
6
- - Công dụng:hàm trả về giá trị kiểu Logical, bằng True khi tất cả các biểu
thức điều kiện trong hàm đúng. Bằng False khi một trong các biểu thức điều
kiện đều sai.
- Ví dụ: : =And(1>2,5>4,5>3) hàm trả về giá trị False
=And(14,5=2)
+ RangeLookup là True(1) hoặc False(0). Nếu (0) thì việc dò tìm của hàm
phải chính xác, nếu (1) thì việc dò tìm một giá trị trong bảng không cần phải
chính xác, chỉ cần gần đúng là được.
- Công dụng: Nếu tìm thấy giá trị LookupValue ở cột đầu tiên của bảng thì
hàm trả về giá trị của một ô trong bảng TableArray ứng với dòng chứa giá trị
dò tìm và cột ColumindexNumber, ngược lại hàm trả về giá trị #A# (không
tìm thấy)
- Ví dụ:
Ta có BDMTK như sau:
SHTK TÊN TK
111 Tiền mặt
112 Tiền gửi ngân hàng
156 Hàng hóa
7
- Vlookup(”111”,BDMTK,2,0) hàm trả về chuỗi “Tiền mặt”
Vlookup(”112”,BDMTK,2,0) hàm trả về chuỗi “Tiền gửi ngân hàng”
Vlookup(”131”,BDMTK,2,0) hàm trả về giá trị #A# (không tìm thấy)
8. Hàm Hlookup()
- Cú pháp: Hlookup(LookupValue,
TableArray,RowIndexNumber,RangeLookup)
Trong đó:
+ LookupValue là một giá trị hoặc địa chỉ ô chứa giá trị mà hàm sẽ mang đi
dò tìm trong hàng đầu tiên của bảng TableArray
+ TableArray là bảng chứa giá trị dò tìm và giá trị lấy ra của hàm. Giá trị dò
tìm phải ở dòng đầu tiên của bảng, giá trị lấy ra phải ở dòng thứ 2 trở đi.
+ ColumIndexNumber là chỉ số dòng được chỉ định chứa giá trị trả về trong
bảng (chỉ số dòng phải >=2)
+ RangeLookup là True(1) hoặc False(0). Nếu (0) thì việc dò tìm của hàm
phải chính xác, nếu (1) thì việc dò tìm một giá trị trong bảng không cần phải
chính xác, chỉ cần gần đúng là được.
- Công dụng: Nếu tìm thấy giá trị LookupValue ở dòng đầu tiên của bảng thì
hàm trả về giá trị của một ô trong bảng TableArray ứng với cột chứa giá trị
dò tìm và dòng RowIndexNumber, ngược lại hàm trả về giá trị #A# (không
tìm thấy)
- Ví dụ:
Ta có BANG MA HANG như sau:
MAHANG A01 A02 B03
Tên hàng Ti vi Máy vi tính Máy giặt
Đơn vị tính Cái Cái Cái
Đơn giá 10 8 6
Thuế suất 10% 20% 25%
Hlookup(“A01”,BANGMAHANG”,2,0) hàm trả về chuỗi Ti vi
Hlookup(“A02”,BANGMAHANG”,2,0) hàm trả về chuỗi Máy vi tính
Hlookup(“A02”,BANGMAHANG”,4,0) hàm trả về giá trị 20%
Hlookup(“A03”,BANGMAHANG”,2,0) hàm trả về giá trị #A# (không tìm
thấy)
Chú ý: sự khác nhau giữa hàm Vlookup và hàm Hlookup là:
+ Hàm Vlookup dò tìm theo chiều dọc còn hàm Hlookup dò tìm theo chiều
ngang
+ Hàm Vlookup sẽ mang giá trị dò tìm ở cột đầu tiên trong bảng, còn hàm
Hlookup sẽ mang giá trị dò tìm ở dòng đầu tiên trong bảng
+ Giá trị dò tìm của hàm Vlookup nằm ở cột thứ 2 trở đi, còn giá trị dò tìm của
hàm Hlookup nằm ở dòng thứ 2 trở đi.
9. Hàm Sumif()
- Cú pháp: sumif(Range,Criteria,SumRange), trong đó:
+ Range: Cột chứa các giá trị để so sánh với điều kiện Criteria khi tính toán
8
- + Criteria là điều kiện tính toán, có kiểu dữ liệu trùng với kiểu dũ liệu của
cột Range
+ SumRange là cột chứa giá trị kiểu số, cột SumRange có chiều cao bằng
với cột Range và tương ứng các giá trị
- Công dụng: hàm tính tổng theo điều kiện.
- Ví dụ: ta có bảng sau:
A B C
1 NGÀY SL
NHẬP MÃ HÀNG NHẬP
2 08-Thg8 A01 10
3 10-Thg8 A02 10
4 12-Thg8 A03 20
5 17-Thg8 A01 100
6 20-Thg8 A02 50
7 28-Thg8 A01 40
Đặt tên vùng tham chiếu:
($B$2:$B$7) là MH
($C$2:$C$7) là SLN
Nhập hàm =SUMIF(MH,”A01”,SLN) Kết quả trả về là 150
10.Hàm Dsum()
- Cú pháp: Dsum(Database,FieldNumber,Criteria); Trong đó:
+ Database: Địa chỉ (hoặc tên) bảng dữ liệu nguồn bao gồm cả dòng tiêu đề
cột của bảng.
+ FieldNumber: Số thứ tự cột trong bảng Database, cột này có dữ liệu kiểu
số được dùng làm cột tính tổng các giá trị trong cột khi điều kiện Criteria
thoả. FieldNumber có thể dùng số để chỉ thứ tự cột trong bảng hay dùng tiêu
đề cột cần tính của bảng (dùng địa chỉ ô chứa tiêu đề cột)
+ Criteria: Bảng điều kiện dùng làm căn cứ tính tổng.
- Công dụng: Hàm Dsum() sẽ tính tổng các giá trị trong cột FieldNumber ứng
với dòng chứa điều kiện (thoả điều kiên trong bảng điều kiện Criteria
- Nguyên lý làm việc: Điều kiện của Criteria sẽ được so sánh với những giá trị
của cột có tiêu đề cột trùng với tiêu đề cột của bảng điều kiện. Nếu bằng thì
sẽ lấy giá trị trong cột FielNumber cộng lại, ngược lại sẽ không làm gì cả.
- Ví dụ:
Dsum( Số TKNO TKCO Soluong Sotien ,5, TKNO TKCO
TT
1 111 112 2.000 152 111
2 112 111 3.000
3 152 111 2.000
4 152 112 1.000
Kết quả của hàm trả về giá trị: 2.000
9
- Nếu thay bảng điều kiện thành:
TKNO TKCO
152 111
152 112
Kết quả của hàm trả về giá trị: 3.000
11. Hàm If(or(…)), Hàm If(and(left(…))): Sửdụng trong các sổ nhật ký và sổ
chi tiết.
II. MỘT SỐ CHƢƠNG TRÌNH
1. Dò tìm List và Database
Hướng dẫn đặt tên vùng tham chiếu
Ra lệnh Formulas/Define...
+ Hộp thoại New Name xuất hiện, gõ tên SOHIEUTK vào hộp Name;
Trong hộp Refers to nhập vào dấu bằng (=), nhấp chuột vào nút ở cuối hộp
Refers to, sau đó chọn vùng tham chiếu trên bất cứ sheet nào có dữ liệu mà ta
muốn tạo vùng tham chiếu. Ví dụ chọn từ B3:B65536 (Sift+Ctrl+các phím mũi
tên)
+ Chọn OK
Sau đó, tại 1 ô cần dữ liệu, vào Data/validation:
+ Allow: list
+ Source: = tên vùng tham chiếu đã đặt (cột dữ liệu)/ok
Lƣu ý: ta đặt tên khối đến dòng 65536 (dòng cuối cùng của bảng tính) để dự
phòng nếu có thêm tài khoản mới khác phát sinh thêm ta chỉ việc nhập thêm vào
BDMTK mà không cần đặt lại tên khối ứng với dòng tăng thêm.
2. Sắp xếp dữ liệu
Chức năng sort & Filter dùng để lọc và sắp xếp dữ liệu. Để thực hiện lọc và
sắp xếp dữ liệu ta thực hiện như sau:
Home/sort & Filter/ + Sort A to Z: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ A đến Z.
+ Sort Z to A: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ Z đến A.
+ Filter: lọc dữ liệu.
10
- III. ĐỊNH DẠNG CÁC THÔNG SỐ THỂ HIỆN TRONG EXCEL (2007)
BẰNG CHƢƠNG TRÌNH CONTROL PANEL
- Khởi động windows
- Chọn menu star/control Panel/clock,language, and Region/Region and
language/additional setting…
- Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng:
+ Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách hàng thập phân là dấu phẩy)
+ No. of digits after group: 2 (số chữ số thập phân là 2 số)
+ Digit group Symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là dấu chấm)
+ Digits in grouping (số lượng phân cách hàng nghìn là 3 số) (123.456.789)
+ List Separator: “,” (dấu phân cách trong danh sách hay phân cách các tham
số trong công thức là dấu phẩy)
11
- PHẦN II: TỔ CHỨC SỐ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
Mục tiêu học tập: Sau khi nghiên cứu chương này, bạn có thể:
- Củng cố lại kiến thức về các hàm cơ bản đã học trên excel.
- Vận dụng các hàm lập được các loại sổ kế toán trên excel.
- Thực hành thành thạo từng nội dung và áp dụng vào công tác thực tế.
I. HƢỚNG DẪN MỞ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG – SỐ DƢ ĐẦU KỲ
1. Vào sheet 1, đặt tên sheet là BDMTK (Bảng danh mục tài khoản) với cấu trúc
như sau:
BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN
A B C D E F G H I J K
SOHIEU SODDK SODDK SOPS SOPS SODCK SODCK
MATS_NV TK TENTK SLTDK NỢ CÓ NỢ CÓ SLTCK NỢ CÓ
2. Hướng dẫn mở tài khoản sử dụng:
2.1. Cột MATS_NV (Mã tài sản – nguồn vốn) dùng để xác định vị trí của
từng tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Ta thiết lập mã tài sản – nguồn vốn cho
các tài khoản để thuận tiện cho việc lập bảng cân đối kế toán sau này.
Ví dụ: Số dư của tài khoản 111 được ghi trong bảng cân đối kế toán tại các
khoản mục có mã 111. Từ đó ta đặt MATS_NV cho tài khoản 111 là: “111”.
Chú ý: MATS_NV thiết lập cho từng tài khoản phải dựa vào tính chất cơ bản
của tài khoản đó mà không theo trường hợp cụ thể của tài khoản, chẳng hạn: tài
khoản 1311 “Phải thu ngắn hạn khách hàng” có số dư Nợ hay Có đều được thiết
lập chung một MATS_NV là 131.
2.2. Cột SOHIEUTK: Mỗi tài khoản có một số hiệu riêng, tài khoản được mở
chi tiết cho từng đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết. Nếu một tài khoản
có tài khoản cấp thấp hơn thì tài khoản này không được phép dùng để định khoản
và trong bảng danh mục tài khoản chỉ có mặt các tài khoản dùng để định khoản (tài
khoản chi tiết), còn các tài khoản tổng hợp sẽ không được tồn tại trong BDMTK.
2.3. Cột SLTDK: dùng để theo dõi số lượng tồn đầu kỳ của các tài khoản
hàng tồn kho.
2.4. Cột SODDKNO, SODDKCO: Phản ánh số dư đầu kỳ trên từng tài khoản
chi tiết đã mở.
Nhập xong dữ liệu hãy đặt tên một số vùng (khối) để tham chiếu về sau,
tương ứng như sau:
12
- - Đặt tên cho vùng dữ liệu từ B3:K65536 là BDMTK (bảng danh mục tài
khoản)
- Đặt tên cho các cột của bảng tương ứng:
+ Từ B3:B65536 là SOHIEUTK
+ Từ D3:D65536 là SOLTDK
+ Từ E3:E65536 là SODDKNO
+ Từ F3:F65536 là SODDKCO
Hướng dẫn đặt tên vùng tham chiếu
Ra lệnh Formulas/Define...
+ Hộp thoại New Name xuất hiện, gõ tên SOHIEUTK vào hộp Name;
Trong hộp Refers to nhập vào dấu bằng (=), nhấp chuột vào nút ở cuối hộp
Refers to, sau đó chọn vùng tham chiếu trên bất cứ sheet nào có dữ liệu mà ta
muốn tạo vùng tham chiếu. Ví dụ chọn từ B3:B65536 (Sift+Ctrl+các phím mũi
tên)
+ Chọn OK
Sau đó, tại 1 ô cần dữ liệu, vào Data/validation:
+ Allow: list
+ Source: = tên vùng tham chiếu đã đặt (cột dữ liệu)/ok
Lƣu ý: ta đặt tên khối đến dòng 65536 (dòng cuối cùng của bảng tính) để dự
phòng nếu có thêm tài khoản mới khác phát sinh thêm ta chỉ việc nhập thêm vào
BDMTK mà không cần đặt lại tên khối ứng với dòng tăng thêm.
II. HƢỚNG DẪN ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
Đây là sổ lưu trữ tất cả các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp. Dữ liệu từ
sổ này sẽ được sử dụng để tạo nên hầu hết tất cả các sổ sách và báo cáo của doanh
nghiệp.
1. Vào sheet 2, đặt tên sheet là SOKTMAY với cấu trúc như sau:
SỔ KẾ TOÁN MÁY
A B C D E F G H I J K L M N O P
Bảng
kê
Ngày Số Mã Mua Thuế
ghi xê S.phiếu S.phiếu Ngày Tên số vào TK TK Tsthuế
sổ ri Số HĐ Thu/chi NX CT CSKD thuế Bán ra Diễn giải NỢ CÓ SLPS STPS GTGT GTGT
2. Hướng dẫn cách nhập dữ liệu vào sổ kế toán máy
Cột A “Ngày ghi sổ”: là ngày định khoản kế toán
Cột G “Tên CSKD”: tên người mua, người bán trên hóa đơn GTGT, hóa đơn
bán hàng
13
- Cột H “Mã số thuế”: mã số thuế của người mua, người bán trên hóa đơn
GTGT, hóa đơn bán hàng
Cột I “Bảng kê mua vào, bán ra”: hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra được kê
vào bảng kê nào thì cột này sẽ nhập số của mẫu bảng kê đó. Cụ thể như sau:
- Đối với hàng hóa dịch vụ mua vào trong kỳ (Mẫu số: 01-2/GTGT): thì phải
căn cứ vào mục đích của hàng hóa, dịch vụ mua vào đó dùng cho hoạt động sản
xuất kinh doanh nào của doanh nghiệp, nếu:
+ Hàng hóa, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, đã phát sinh
doanh thu thì cột “Bảng kê mua vào, bán ra” ghi 01-2/GTGT-1.
+ Hàng hóa dịch vụ dùng riêng cho SXKD không chịu thuế GTGT thì cột
“Bảng kê mua vào, bán ra” ghi 01-2/GTGT-2.
+ Hàng hóa dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu
thuế GTGT thì cột “Bảng kê mua vào, bán ra” ghi 01-2/GTGT-3.
+ Hàng hóa, dịch vụ dùng cho TSCĐ chưa phát sinh doanh thu được khấu
trừ dần trong quý thì cột “Bảng kê mua vào, bán ra” ghi 01-2/GTGT-4.
- Đối với hàng hóa dịch vụ bán ra trong kỳ (Mẫu số: 01-1/GTGT): thì căn cứ
vào thuế suất thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra để ghi, nếu:
+ Hàng hóa, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT thì cột này ghi 01-
1/GTGT-1.
+ Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 0% thì cột này ghi 01-
1/GTGT-2.
+ Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 5% thì cột này ghi 01-
1/GTGT-3.
+ Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 10% thì cột này ghi 01-
1/GTGT-4.
Cột E “Số phiếu nhập/ xuất”: Lấy số phiếu nhập/ xuất trên phiếu nhập/ xuất.
Cột F “Ngày chứng từ”: Lấy ngày ghi trên các chứng từ.
Cột J “Diễn giải”: Ghi trích yếu nội dung nghiệp vụ (nhập dạng chuỗi).
Cột K “TK NỢ” và cột L “TK CÓ”: Nhập tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi
Có của một bút toán định khoản (nhập dạnh chuỗi).
Cột M “SLPS”: Ghi nhận số lượng phát sinh (nhập, xuất), những nghiệp vụ
không có số lượng thì cột số lượng bỏ trống (nhập dạng số).
Cột N “STPS”: Phản ánh số tiền phát sinh của từng tài khoản trong các bút
toán định khoản (nhập dạng số).
Cột O “Thuế GTGT”: Phản ánh thuế GTGT của từng mặt hàng mua vào (Hay
mặt hàng bán ra) tương ứng, thuế GTGT được tính tương ứng mức thuế suất thuế
GTGT của từng loại hàng. Những định khoản không có thuế GTGT thì cột này bỏ
trống. (nhập dạng chuỗi).
Cột P “ Thuế suất thuế GTGT”: Phản ánh thuế suất của từng mặt hàng mua
vào hay bán ra theo quy định, những mặt hàng mua vào có thuế suất 0% hay hàng
mua không có hóa đơn tài chính (có hóa đơn bán lẻ) thì thuế suất quy ước = “K”,
hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn bán hàng và hóa đơn thu mua hàng nông,
lâm, hải sản thì thuế suất quy ước là mức “L”(nhập dạng số).
14
- LƢU Ý:
+ Với mỗi dòng trên sổ kế toán máy ta chỉ nhập một định khoản giản đơn, ví
dụ có nghiệp vụ kinh tế sau: Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại cho công ty viễn
thông An Giang số 012345 ngày 22/2/2010 số tiền là 550.000đ (đã có thuế GTGT
10%). Với nghiệp vụ này trong sổ kế toán máy phải nhập thành 2 dòng:
- Nợ TK 642/Có TK 111: 500.000
- Nợ TK 133/Có TK 111: 50.000
+ Trong quá trình định khoản, ta có thể dùng các tài khoản sai đối tượng chi
tiết và cũng có khi tài khoản đó chưa mở và đăng ký trong BDMTK nếu như vậy
khi tổng hợp số phát sinh vào các tài khoản chi tiết trong BDMTK sẽ không thể
thực hiện được vì không có cơ sở để tổng hợp. Vì vậy, ta khắc phục như sau:
Thêm cột kiểm tra tài khoản Nợ, tại cột Q3 nhập vào công thức:
=vlookup(K3,BDMTK,2,0)
Thêm cột kiểm tra tài khoản Có, tại cột R3 nhập vào công thức:
=vlookup(L3,BDMTK,2,0)
III. TỔNG HỢP SỐ PHÁT SINH CÁC TÀI KHOẢN CHI TIẾT TỪ
SOKTMAY VÀO BDMTK
- Tổng hợp số phát sinh Nợ: Nhập vào ô G3 hàm sau:
=SUMIF(TKNO;,B3,STPS)
Trong đó B3 là địa chỉ ô chứa tài khoản đầu tiên trong BDMTK, các vùng
TKNO, STPS tham chiếu đến 2 cột tương ứng trong SOKTMAY
- Tổng hợp số phát sinh Có: Nhập vào ô H3 hàm sau:
=SUMIF(TKCO,B3,STPS)
- Số lượng tồn cuối kỳ: nếu tài khoản là 152, 153, 155, 156 thì mới có số
lượng tồn và tính theo công thức: SLTCK = SLTDK + SL NHAP – SL XUAT
Nhập vào ô I3 hàm sau:
=IF(OR(LEFT(B3,3)="152",LEFT(B3,3)="153",LEFT(B3,3)="155",LEFT(B3,3)=
"156"),D3+SUMIF(TKNO,B3,SLPS)-SUMIF(TKCO,B3,SLPS),"")
- SODCK NỢ: nhập vào ô J3 hàm sau: =IF((E3+G3)-(F3+H3)>=0,(E3+G3)-
(F3+H3),"")
Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết BDMTK
- SODCK CÓ: nhập vào ô K3 hàm sau: =IF((F3+H3)-(E3+G3)>=0,(F3+H3)-
(E3+G3),"")
IV. ĐỊNH KHOẢN CÁC BÚT TOÁN KẾT CHUYỂN CUỐI KỲ
Cách 1: Ở phần III ta đã thực hiện công việc tổng hợp số phát sinh Nợ, Có và
tính số dư cuối kỳ của các tài khoản vào BDMTK vì thế khi thực hiện bút toán kết
chuyển ta chỉ việc đọc số dư cuối kỳ của các tài khoản trong BDMTK đến thời
điểm kết chuyển để định khoản vào các bút toán kết chuyển tương ứng trong
SOKTMAY.
Ví dụ: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp từ tài khoản 642 sang tài
khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh, đọc số dư cuối kỳ Nợ của tài khoản 642
trong BDMTK và lấy số đó định khoản vào SOKTMAY
15
- Sau khi thực hiện xong các phần trên chúng ta cần phải tiến hành kiểm tra
xem kết quả tổng hợp đã cân đối giữa các chỉ tiêu chưa, cần chú ý các cân đối sau:
- Tổng số dư đầu kỳ bên Nợ = Tổng số dư đầu kỳ bên Có
- Tổng số dư cuối kỳ bên Nợ = Tổng số dư cuối kỳ bên Có
- Tổng số phát sinh Nợ = tổng số phát sinh Có trong BDMTK = tổng số tiền
phát sinh trong SOKTMAY
Cách 2: Dùng hàm Sumif.
+ Nhập vào ô N262 hàm sau: =SUMIF(K$3:K261,L262,N$3:N261)
+ Nhập vào ô N263: =SUMIF(L$3:L262,K263,N$3:N262)-
SUMIF(K$3:K261,L262,N$3:N261)
+ Nhập vào ô N264 hàm sau: =SUMIF(K$3:K263,L264,N$3:N263)
Tương tự ta thực hiện các ô tiếp theo.
V. LẬP 5 SỔ NHẬT KÝ
Thông tin để lập các sổ nhật ký sẽ được lấy từ SOKTMAY, cụ thể như sau:
- Nếu bút toán có TK ghi Nợ là “111” thì sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký thu
tiền
- Nếu bút toán có TK ghi Có là “111” thì sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký chi
tiền
- Nếu bút toán có TK ghi Nợ là “131” thì sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký bán
hàng chịu
- Nếu bút toán có TK ghi Có là “331” thì sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký mua
hàng chịu
- Các bút toán còn lại được phản ánh vào sổ nhật ký chung
1. Lập Sổ nhật ký thu tiền mặt:
Để lập sổ nhật ký thu tiền mặt ta truy xuất dữ liệu từ SOKTMAY
Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKTT, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
A B C D E F G H I J K L
Doanh nghiệp
Địa chỉ:
1 Mã số thuế:
2 SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
3 Tháng...... Năm……
4 SH 111
Ghi Có
5 Ngày Chƣng từ Ghi nợ Ghi có các tài khoản tài khoản khác
6 ghi sổ Số Ngày Diễn giải TK 111 112 141 131 138 3331 Số tiền Số hiệu
7 Tổng cộng E7
8 A8 B8 C8 D8 E8 F8 G8 H8 I8 J8 K8 L8
9
16
- - Tại ô E7 “tổng phát sinh Nợ TK 111” nhập vào hàm sau: =sum(E8:E65536)
Tương tự cho các ô F7, G7, H7, I7, J7, K7
-Tại ô D8 “Diễn giải”: Nếu TKNO của SOKTMAY là TK 111 và TKCO khác
TK 111 thì lấy cột diễn giải của SOKTMAY, ngược lại lấy rỗng. Ta nhập vào hàm
sau:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!L3,3)"111"
),SOKTMAY!J3,"")
- Tại ô A8 “Ngày ghi sổ”: =If(D8=SOKTMAY!J3,SOKTMAY!A3,””)
- Tại ô B8 “Số chứng từ”: =If(D8=SOKTMAY!J3,SOKTMAY!D3,””)
- Tại ô C8 “Ngày chứng từ”: =If(D8=SOKTMAY!J3,SOKTMAY!F3,””)
- Tại ô E8 “Ghi nợ TK 111”: Nếu tài khoản Nợ của SOKTMAY = “111” và
tài khoản Có khác “111” thì lấy STPS của SOKTMAY, ngược lại lấy số 0. Ta nhập
vào hàm sau:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)"1
11"),SOKTMAY!N3,"")
- Tại ô F8 “Ghi có TK 112 đối ứng với TK 111”: Nếu tài khoản Nợ của
SOKTMAY = “111” và tài khoản Có = “112” thì lấy ngay số tiền ghi Nợ TK 111
làm đối ứng, ngược lại lấy số 0. Ta nhập vào hàm sau:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)=F$6)
,$E8,“”)
- Tại ô G8 “Ghi có TK 141 đối ứng với TK 111”:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)=G$6
),$E8,“”)
- Tại ô H8 “Ghi có TK 131 đối ứng với TK 111”:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)=H$6
),$E8,“”)
- Tại ô I8 “Ghi có TK 138 đối ứng với TK 111”
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)=I$6)
,$E8;“”)
- Tại ô J8 “Ghi có TK 3331 đối ứng với TK 111”
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$K3,3)="111",LEFT(SOKTMAY!$L3,3)=J$6)
,$E8,“”)
- Tại ô K8 “Ghi Có TK khác đối ứng với TK 111”: Nếu tài khoản ghi Nợ =
“111” và tài khoản ghi Có khác “112”, “131”, “141”, “138”, “3331” thì số tiền
phát sinh đối ứng với một tài khoản khác. Hay nếu số tiền ghi trong các ô F8, G8,
H8, I8, J8 đều bằng 0 thì lấy số tiền ghi Nợ TK 111, ngược lại thì lấy 0.
=IF(SUM(F8:J8)>0,“”,E8)
- Tại ô L8 “Số hiệu các tài khoản Có khác đối ứng với TK 111”:
=IF(K8="","",SOKTMAY!L3)
Sau khi copy tất cả các công thức xong, ta thấy có dòng có dữ liệu nhưng
cũng có rất nhiều dòng bị bỏ trống. Để dấu đi những dòng rỗng một cách tự động
ta thực hiện các bước sau:
17
- B1: Cài bộ lọc tự động Auto Filter vào cột có đầy đủ thông tin (cột Diễn giải)
Chọn từ ô D8 đến D65536
Ra lệnh: Home/sort & Filter/Filter
B2: Lọc để che những dòng rỗng: gỡ nút chọn Blanks
2. Sổ nhật ký chi tiền
Để lập sổ nhật ký chi tiền mặt ta truy xuất dữ liệu từ SOKTMAY
Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKCT, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
A B C D E F G H I J K L
Doanh nghiệp
Địa chỉ:
1 Mã số thuế:
2 SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
3 Tháng...... Năm……
4 SH 111
Ghi Nợ
5 Ngày Chứng từ Ghi Có Ghi Nợ các tài khoản TK khác
6 ghi sổ Số Ngày Diễn giải TK 111 642 141 152 133 112 Số tiền Số hiệu
7 Tổng cộng
8
9
- Tại ô E7 “tổng phát sinh Có TK 111” nhập vào hàm sau: =sum(E8:E65536)
- Tương tự cho các ô F7, G7, H7, I7, J7, K7
-Tại ô D8 “Diễn giải”: Nếu TKCO của SOKTMAY là TK 111 và TKNO khác
TK 111 thì lấy cột diễn giải của SOKTMAY, ngược lại lấy rỗng. Ta nhập vào hàm
sau:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$L3;3)="111";LEFT(SOKTMAY!$K3;3)"1
11");SOKTMAY!J3;"")
- Tại ô A8 “Ngày ghi sổ”: =IF(SOKTMAY!$J3=D8;SOKTMAY!$A3;"")
- Tại ô B8 “Số chứng từ”:=IF(SOKTMAY!$J3=D8;SOKTMAY!$D3;"")
- Tại ô C8 “Ngày chứng từ”: =IF(SOKTMAY!$J3=D8;SOKTMAY!$F3;"")
- Tại ô E8 “Ghi Có TK 111”: Nếu tài khoản Có của SOKTMAY = “111” và
tài khoản Nợ khác “111” thì lấy STPS của SOKTMAY, ngược lại lấy số 0. Ta
nhập vào hàm sau:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$L3;3)="111";LEFT(SOKTMAY!$K3;3)"1
11");SOKTMAY!N3;"")
- Tại ô F8 “Ghi Nợ TK 642 đối ứng với TK 111”: Nếu tài khoản Có của
SOKTMAY = “111” và tài khoản Nợ = “642” thì lấy ngay số tiền ghi Có TK 111
làm đối ứng, ngược lại lấy số 0. Ta nhập vào hàm sau:
18
- =IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$L3;3)="111";LEFT(SOKTMAY!$K3;3)=NK
CT!F$6);$E8;"")
- Tại ô G8 “Ghi Nợ TK 141 đối ứng với TK 111”:
=IF(AND(LEFT(SOKTMAY!$L3;3)="111";LEFT(SOKTMAY!$K3;3)=NK
CT!G$6);$E8;"")
Tương tự cho các ô còn lại H8, I8, J8
- Tại ô K8 “Ghi Nợ TK khác đối ứng với TK 111”: Nếu tài khoản ghi Có =
“111” và tài khoản ghi Nợ khác “642”, “141”, “152”, “133”, “112” thì số tiền
phát sinh đối ứng với một tài khoản khác. Hay nếu số tiền ghi trong các ô F8, G8,
H8, I8, J8 đều bằng 0 thì lấy số tiền ghi Có TK 111, ngược lại thì lấy 0.
=IF(SUM(F8:J8)>0;“”;E8)
- Tại ô L8 “Số hiệu các tài khoản Nợ khác đối ứng với TK 111”:
=IF(K8="";"";SOKTMAY!L3)
3. Sổ nhật ký bán hàng chịu
Để lập sổ nhật ký bán hàng chịu ta truy xuất dữ liệu từ SOKTMAY
Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKBH, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
A B C D E F G H I J K L
1 SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG CHỊU
2 Số hiệu 131 Đơn vị tính: VNĐ
3 Chứng từ Ghi Có các tài khoản
4 Ngày tháng Ghi Nợ 5111 5112 5113 3331 … TK khác
Ngày Diễn giải
ghi sổ Số TK 131 số số
tháng
5 tiền hiệu
Tổng
6 cộng
7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
8
Cách lập tương tự như sổ nhật ký thu tiền.
4. Sổ nhật ký mua hàng chịu
Để lập sổ nhật ký mua hàng chịu ta truy xuất dữ liệu từ SOKTMAY
Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKMH, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
19
- A B C D E F G H I J K L
1 SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG CHỊU
2 Số hiệu 331 Đơn vị tính: VNĐ
3 Chứng từ Ghi Ghi Nợ các tài khoản
4 Ngày tháng ghi Có 1521 1522 1523 153 133 TK khác
Ngày Diễn giải
sổ Số TK số số
tháng
5 331 tiền hiệu
Tổng
6 cộng
7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
8
Cách lập tương tự sổ nhật ký chi tiền.
5. Sổ nhật ký chung
Để lập sổ nhật ký chung ta truy xuất dữ liệu từ SOKTMAY
Vào sheet mới, đặt tên sheet là NKC, sau đó tạo cấu trúc sổ như sau:
A B C D E F G H
1 SỔ NHẬT KÝ CHUNG
2 Đơn vị tính: VNĐ
3
4 Chứng từ Số phát sinh
Ngày tháng Số thứ tự
Ngày Diễn giải
ghi sổ Số dòng TKNỢ TKCÓ (1)?
5 tháng
TỔNG
6 CỘNG
7 1 2 3 4 5 6 7 8
8 (2)?
Lần lượt chuyển số liệu từ SOKTMAY sang sổ nhật ký chung theo thứ tự sau:
Lưu ý: Các phát sinh đã ghi vào 4 sổ nhật ký đặc biệt (NKTT, NKCT, NKBH,
NKMH) thi không ghi vào NKC, các phát sinh còn lại mới ghi vào NKC.
Cách lập:
- Tại ô D8 “diễn giải”:
=IF(AND(NKTT!D8=””;NKCT!D8=””;NKBH!D8=””;NKMH!D8=””);SOK
TMAY!J3;””)
- Tại ô A8 “ngày tháng ghi sổ”:
=IF(D8= SOKTMAY!J3; SOKTMAY!A3;””).
20
nguon tai.lieu . vn
