- Trang Chủ
- Kỹ thuật lập trình
- Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin (Nghề: Lập trình máy tính - Trình độ CĐ/TC) - Trường Cao đẳng Nghề An Giang
Xem mẫu
- ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ AN GIANG
GIÁO TRÌNH
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH
Trình độ trung cấp/cao đẳng
(Ban hành theo Quyết định số: /QĐ-CĐN ngày tháng năm 20
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang)
Tác giả: Vương Thị Minh Nguyệt
Năm ban hành : 2017
- LỜI GIỚI THIỆU
Hệ thống thông tin, cũng nhƣ các hệ thống khác, có một chu trình sống, từ khi
đƣợc hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng, cho đến khi đƣợc thay thế
bằng một hệ thống thông tin khác, mạnh hơn và đầy đầy đủ hơn. Quá trình xây
dựng là một trong các giai đoạn của vòng đời một hệ thống thông tin. Qúa trình
này gồm nhiều bƣớc: nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu, phân tích, cài đặt và thử
nghiệm. Các bƣớc này có thể thực hiện theo đúng trình tự, xong bƣớc này, thực
hiện bƣớc tiếp theo.Tuy nhiên chúng cũng có thể đƣợc thể hiện lặp nhiều lần, theo
kiểu xoáy ốc.
Giai đoạn nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu nhằm tìm hiểu về cách thức tổ chức
thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ bên trong hệ thống thực, hoạt động của
hệ thống thông tin đang có và những yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin cần xây
dựng. Giai đoạn phân tích cần làm rõ những nhiệm vụ của hệ thống thực, nhu cầu
xử lí thông tin của từng nhiệm vụ. Đồng thời, việc phân tích hệ thống cũng phải
chỉ ra cách thức xử dụng và lƣu trữ thông tin, phục vụ cho các nhiệm vụ của hệ
thống thực. Giai đoạn thiết kế hệ thống đƣa ra các quyết định về cài đặt các mô
hình có đƣợc từ giai đoạn phân tích trên cơ sở xem xét các điều kiện về phần cứng,
phần mềm và các ràng buộc thực hiện khác trong hệ thống. Giai đoạn cài đặt bao
gồm xây dựng các tệp dữ liệu đã qua kiểm nghiệm thực tế, để từ đó rút ra những
nhận xét, đánh giá và tiến hành những sửa chữa, điều chỉnh cần thiết đối với hệ
thống thông tin mới.
Giáo trình này đề cập đến việc phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin,
trong đó nhấn mạnh đến hệ thống thông tin quản lí. Nội dung của giáo trình bao
gồm một số kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin, một số kĩ thuật thiết yếu nhƣ
phân tích chức năng, phân tích dữ liệu và thiết kế chƣơng trình. Trong số nhiều
phƣơng pháp thông dụng, tôi lựa chọn phƣơng pháp phân tích và thiết kế có cấu
trúc để trình bày trong giáo trình.
Giáo trình này gồm các nội dung chính sau:
CHƢƠNG 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
CHƢƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
CHƢƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cố gắng tham khảo nhiều tài liệu và
giáo trình khác nhƣng không khỏi tránh đƣợc những thiếu sót và hạn chế. Chân
thành mong đợi những nhận xét, đánh giá và góp ý để cuốn giáo trình ngày một
hoàn thiện hơn.
An Giang, ngày tháng năm 20
Giáo viên biên soạn
Vƣơng Thị Minh Nguyệt
Trang 1
- MỤC LỤC
Đề mục Trang
LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................. 1
MỤC LỤC ............................................................................................................. 2
CHƢƠNG TRÌNH MÔN HỌC ............................................................................ 3
CHƢƠNG 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN ......................................................................................................... 5
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN ............................................................................ 5
II. CÁC BƢỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN ............................. 13
III. CÁC PHƢƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ .................................... 14
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP ................................................................................. 16
CHƢƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG ............................................................. 17
I. KHẢO SÁT ................................................................................................. 17
II. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ VÀ RỦI RO ..................................................... 23
III. TƢ LIỆU HOÁ KẾT QUẢ KHẢO SÁT .................................................. 24
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP ................................................................................. 29
CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ............................................................ 30
I. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ - MÔ HÌNH CHỨC NĂNG ... 30
II.PHÂN TÍCH DỮ LIỆU - MÔ HÌNH DỮ LIỆU ......................................... 34
III. MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU (DFD) ..................................................... 47
IV. CHUẨN HÓA MÔ HÌNH DỮ LIỆU ....................................................... 52
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP ................................................................................. 57
CHƢƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG ............................................................... 58
I. THIẾT KẾ GIAO DIỆN .............................................................................. 59
II. THIẾT KẾ DỮ LIỆU ................................................................................. 66
III. THIẾT KẾ TÀI LIỆU XUẤT ................................................................... 71
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP ................................................................................. 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 73
Trang 2
- CHƢƠNG TRÌNH MÔN HỌC
Tên môn học: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Mã số môn học: MH 13
Thời gian thực hiện môn học: 60 giờ (Lý thuyết: 20 giờ, bài tập: 30 giờ,
kiểm tra: 4giờ).
I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MÔN HỌC:
1. Vị trí: Môn học đƣợc bố trí sau khi học sinh học xong các môn học chung
và môn kiến thức kỹ thuật cơ sở. Là môn học thuộc về khối kiến thức chuyên môn
nghề.
2.Tính chất: Là môn học chuyên môn nghề bắt buộc, kiến thức môn học này
là kiến thức nền tảng về phân tích thiết kế hệ thống thông tin, cơ sở xây dựng nên 1
hệ thông tin đầy đủ và sử dụng đƣợc trong việc tạo các ứng dụng khai thác dữ liệu.
II. MỤC TIÊU MÔN HỌC:
* Về mặt kiến thức
- Trình bày đƣợc các khái niệm về hệ thống thông tin.
- Sử dụng đƣợc phƣơng pháp Phân tích hệ thống thông tin
- Phân tích và sử dụng đƣợc phƣơng pháp thiết kế hệ thống thông tin
* Về mặt kỹ năng: Áp dụng các phƣơng pháp Phân tích và Thiết kế vào việc
xây dựng ứng dụng thực tế.
* Về năng lực tự chủ và trách nhiệm
- Phối hợp làm việc nhóm tốt.
- Nghiêm túc trong học tập và thực hiện tốt các yêu cầu đƣợc giao.
- Luôn động não suy nghĩ, thƣờng xuyên luyện tập tƣ duy trong việc học.
III. NỘI DUNG MÔN HỌC:
Chƣơng 1: Đại cƣơng về phân tích & thiết kế hệ thống thông tin
I. Hệ thống thông tin
II. Các bƣớc xây dựng hệ thống thông tin
III. Phƣơng pháp phân tích và thiết kế HTTT
Chƣơng 2: Khảo sát hệ thống
I. Khảo sát
II. Phân tích hiệu quả và rủi ro
III. Tƣ liệu hóa kết quả khảo sát
IV.Kiểm tra
Chƣơng 3: Phân tích hệ thống
I. Phân tích chức năng nghiệp vụ- Mô hình chức năng
II. Mô hình luồng dữ liệu (DFD)
III. Phân tích dữ liệu – Mô hình dữ liệu
IV. Chuẩn hóa mô hình dữ liệu
Trang 3
- V. Kiểm tra
Chƣơng 4: Thiết kế hệ thống
I. Thiết kế dữ liệu
II. Thiết kế giao diện
III. Thiết kế Tài liệu Xuất
IV. Kiểm tra
Trang 4
- CHƢƠNG 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
Giới thiệu:
Chƣơng này giới thiệu các khái niệm cơ bản về hệ thống, hệ thống thông tin,
các thành phần của hệ thống thông tin, các phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ
thống.
Mục tiêu của bài:
Nhằm trang bị cho ngƣời học các kiến thức về:
- Trình bày đƣợc ý nghĩa, vai trò của thông tin trong thực tiễn
- Giải thích đƣợc cơ bản về hệ thống thông tin nhằm định hƣớng cho quá trình
phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Nội dung của bài:
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Khái niệm về thông tin
Khái niệm thông tin (information) đƣợc sử dụng hàng ngày. Con ngƣời có nhu
cầu đọc báo, nghe đài, xem phim, đi tham quan, du lịch, tham khảo ý kiến ngƣời
khác,...để nhận đƣợc thêm thông tin mới. Thông tin mang lại cho con ngƣời sự
hiểu biết, nhận thức tốt hơn về những đối tƣợng trong đời sống xã hội, trong thiên
nhiên,...giúp cho họ thực hiện hợp lý công việc cần làm để đạt đƣợc mục đích tốt
nhất.
2. Hệ thống và hệ thống thông tin
a. Hệ thống
Trong các hoạt động của con ngƣời, các thuật ngữ nhƣ hệ thống triết học, hệ
thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin đã trở nên quen thuộc. Một
cách đơn giản và vắn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật
chất nhƣ ngƣời, máy móc, thông tin dữ liệu, các phƣơng pháp xử lý, gọi là các
phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tƣơng tác với nhau và cùng hoạt
động để hƣớng tới một mục đích chung.
Các phần tử của hệ thống
Các phần tử của hệ thống là các thành phần hợp thành hệ thống và có thể rất đa
dạng. Phần tử của hệ thống có thể cụ thể nhƣ chiếc máy tính hoặc một phần mềm,
nhƣng cũng có thể trừu tƣợng, nhƣ một phƣơng pháp hoặc một quy tắc.
Trong một hệ thống, các phần tử thƣờng là phức tạp. Sự phức tạp bên trong của
mỗi phần tử đòi hỏi phải xem xét chúng nhƣ là một hệ thống. Điều này có nghiã là
hệ thống có tính phân cấp. Một hệ thống đƣợc hợp thành từ nhiều hệ thống con, và
trong các hệ thống con này lại chứa những hệ thống nhỏ hơn.
Trong một hệ thống, các phần tử có thể khác nhau về bản chất, nhƣng có thể có
một số tính chất hoặc đặc trƣng mà qua đó ta có thể quan sát và nhận biết đó là
phần tử của hệ thống. Những tính chất hoặc đặc trƣng này đƣợc gọi chung là thuộc
tính của phần tử.
Trang 5
- Quan hệ giữa các phần tử
Thật khó hình dung một hệ thống chỉ gồm các phần tử rời rạc không có liên hệ
gì với nhau. Quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống thể hiện cấu trúc của hệ
thống. Các mối quan hệ này làm cho tập hợp vật chất trở thành một thực thể hoàn
chỉnh. Nhƣ vậy ta cũng có thể hiểu rằng hệ thống đƣợc tạo nên, hay hợp nhất, từ
các thực thể khái niệm và cụ thể.
Các quan hệ trong hệ thống nói chung là rất phức tạp. Để nghiên cứu các quan
hệ giữa các phần tử trong hệ thống, ngƣời ta thƣờng chia chúng ra làm nhiều loại,
ví dụ nhƣ, quan hệ ổn định hay bất thƣờng, quan hệ lâu dài hay tạm thời, quan hệ
liên quan đến cấu trúc hay quan hệ liên quan đến hệ thống.
Mục đích của hệ thống
Mục đích của hệ thống thƣờng thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những “ cái vào ”
để biến đổi thành những “ cái ra ” nhất định. “ cái ra ” này phải phù hợp với mục
tiêu nhiệm vụ và chức năng của hệ thống. Ví dụ, một hệ thống sản xuất nhận cái
vào là các nguyên vật liệu để sản xuất, tạo thành cái ra là các thành phẩm, vật tƣ.
Mỗi một thực thể tồn tại trong hệ thống đƣợc xem nhƣ là một hệ thống con,
thƣờng có một mục đích gắn với sự tồn tại của nó. Mọi hoạt động của các phần tử
và mối liên hệ, ràng buộc giữa các phần tử của hệ thống đều hƣớng về một mục
đích chung cho tất cả các phần tử. Cũng vì nó có mục đích nhƣ vậy nên hệ thống
khác với một tập hợp các phần tử hoặc tập hợp các quan hệ.
Môi trƣờng bên ngoài
Để phân biệt hệ thống và môi trƣờng xung quanh, cần phải xác định giới hạn
của hệ thống(cả về vật lý và khái niệm). Với các loại hệ thống khác nhau, cách mô
tả hệ thống cũng rất phong phú và đa dạng. Có thể mô tả hệ thống bằng các
phƣơng pháp định tính, thông qua mô tả các tính chất, chức năng và nhiệm vụ của
hệ thống. Cũng có thể mô tả hệ thống bằng phƣơng pháp định lƣợng, thông qua
việc liệt kê danh sách tất cả các phần tử của hệ thống, mối quan hệ giữa các phần
tử,cùng các điểm “nối ”với môi trƣờng bên ngoài. Việc xác định biên một cách
chính xác và hợp lý là rất cần thiết, đặc biệt có ý nghĩa đối với khâu khảo sát hệ
thống. Cần lƣu ý rằng, giới hạn của một hệ thống phụ thuộc chặt chẽ vào mục tiêu
của hệ thống đó.
Môi trƣờng bên ngoài là tập hợp các phần tử không thuộc vào hệ thống nhƣng
có mối liên hệ với hệ thống: hoặc là chịu sự tác động của hệ thống, hoặc là tác
động lên hệ thống. Ví dụ, Khách hàng và Nhà cung cấp hàng là các phàn tử thuộc
môi trƣờng bên ngoài đối với công ty X – nếu ta xem xét công ty này nhƣ một hệ
thống. Quan hệ giữa Khách hàng và Công ty X là mua hàng, trong khi đó quan hệ
giữa Nhà cung cấp hàng với Công ty X là cung ứng vật tƣ. Quan hệ giữa môi
trƣờng bên ngoài và hệ thống là khá đa dạng và phức tạp. Mối quan hệ đó có thể là
sự trao đổi thông tin, nhƣ thông tin về mặt hàng, giá cả, giao nhận, hoặc chi tiết
hợp đồng mua bán. Trong một số trƣờng hợp khác thì mối quan hệ đó lại dƣơng
nhƣ không phải là sự trao đổi thông tin theo nghiã hiểu thông thƣờng, nhƣ sự tin
cậy trong giao tiếp, uy tín trong kinh doanh, sự tin tƣởng vào chất lƣợng hàng hoá.
Trang 6
- Trong một phạm vi rộng hơn thì Khách hàng, Nhà cung cấp hàng, Công ty X lại là
các phần tử trong hệ thống kinh tế của một quốc gia hoặc một khu vực.
Có thể chia hệ thống thành hai loại: các hệ thống tự nhiên và hệ thống đƣợc xây
dựng bởi con ngƣời, ví dụ nhƣ hệ thống quản lý của một nhà máy, một cơ quan,
một nhà trƣờng; hệ thống điều khiển của một xe ôtô hoặc máy tính.
HÖ thèng
C¸c phÐp biÕn ®æi
§iÒu khiÓn
§Çu vµo Qu¸ tr×nh ph¶n håi §©ï ra
Hình 1.1. Xem xét hệ thống bao gồm cả quá trình phản hồi
b. Hệ thống thông tin
Khái niệm
Hệ thống thông tin ( Information System ) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại
của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con ngƣời trong một tổ
chức nào đó. Ta còn có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa
các thành phần của nó cũng nhƣ mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự
trao đổi thông tin.
Một số ví dụ về hệ thống thông tin
ThiÕt bÞ Kho d÷ liÖu
®Çu cuèi
Computer
Processing
unit
Hình 1.2 Máy tính là một hệ thống thông tin
Trang 7
- Một máy tính là công cụ để xử lý thông tin. Khi hoạt động, các thành phần của
máy tính trao đổi thông tin với nhau. Nhƣ vậy, máy tính cũng là một hệ thống
thông tin.
Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế- xã hội nhƣ Hệ thống
quản lý nhân sự, Hệ thống kế toán,Hệ thống quản lý lịch công tác là các ví dụ điển
hình về hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin có 3 chức năng chính là đƣa thông tin vào, lƣu trữ và xử lý,
đƣa ra thông tin.
Hệ thống thông tin có thể nhận thông tin vào dƣới dạng:
- Các dữ liệu gốc về một chủ điểm, một sự kiện hoặc một đối tƣợng nào đó
trong hệ thống.
- Các yêu cầu xử lý hoặc cung cấp thông tin.
- Các lệnh.
Hệ thống thông tin có thể thực hiện:
- Sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự nào đó.
- Sửa chữa, thay đổi dữ liệu trong bộ nhớ.
- Thực hiện các tính toán tạo ra thông tin mới.
- Thống kê, tìm kiếm các thông tin thoả mãn một điều kiện nào đó.
Hệ thống thông tin có thể lƣu trữ các loại thông tin khác nhau với các cấu trúc
đa dạng, phù hợp với nhiều loại thông tin và phƣơng tiện xử lý thông tin, để phục
vụ cho các nhu cầu xử lý thông tin khác nhau.
Hệ thống thông tin có thể đƣa dữ liệu với các khuôn dạng khác nhau ra các thiết
bị nhƣ bộ nhớ ngoaì, màn hình, máy in, thiết bị mạng, hoặc thiết bị điều khiển.
Các thành phần của hệ thống thông tin
Các thông tin tự nhiên, là các thông tin đƣợc sinh ra và thu nhận bởi con ngƣời
và một số hoạt động của con ngƣời nhƣ văn bản, hình ảnh, tiếng nói, đƣợc cấu trúc
hoá sao cho phù hợp với các công cụ xử lý và lƣu trữ. Nói chung, các thông tin đã
đƣợc cấu trúc hoá thƣờng cô đọng và ngắn gọn hơn so với thông tin tự nhiên. Ta
có thể chia các thông tin này ra làm hai loại: các dữ liệu về thực trạng hoạt động
của hệ thống thực và các thông tin mô tả quy trình xử lý dữ liệu trong hệ thống.
Dữ liệu về thực trạng hoạt động của hệ thống bao gồm:
- Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội tạng của hệ thống, nhƣ dữ liệu về nhân sự,
trang thiết bị hoặc cơ sở vật chất. Nói chung các loại dữ liệu này thuộc loại
bền vững ít thay đổi.
- Các dữ liệu phản ánh các hoạt động diễn ra trong hệ thống thực, nhƣ dữ liệu
về sản xuất, mua bán, giao dịch. Các dữ liệu này thuộc loại ít bền vững,
thƣờng xuyên đƣợc thay đổi.
- Thông tin mô tả quy trình xử lý bao gồm:
- Các quy tắc quản lý thể hiện qua hệ thống các quy định, các mẫu biểu, các
báo cáo, các thống kê.
Trang 8
- - Các thử tục xử lý, thể hiện thông qua các giải thuật phƣơng pháp và cách
thức nhằm đƣa ra các quyết định hoặc cung cấp các thông tin hỗ trợ cho việc ra
quyết định.
3. Phân loại hệ thống thông tin
Khi nói đến hệ thống thông tin ngƣời ta thƣờng hiểu ngay rằng đó là một hệ
thống đã đƣợc tự động hoá và mọi việc đều đƣợc giải quyết trên máy tính. Trên
thực tế, trong nhiều tổ chức, lớn hoặc nhỏ vẫn tồn tại hệ thông tin nhƣ từ xƣa đền
nay nó vẫn có, trong đó phần lớn các công việc thuộc về hệ thông tin thông tin vẫn
đƣợc xử lý bằng phƣơng pháp thông tin truyền thống. Phần đƣợc tự động hoá(
đƣợc giải quyết nhờ sự hỗ trợ của máy tính ) không phải khi nào cũng giữ vai trò
quan trọng trong hệ thống nói chung và hệ thống thông tin nói riêng.
Trong phần này chúng ta chỉ đề cập tới các hệ thống thông tin trong đó máy tính
giữ vai trò quan trọng trong việc xử lý thông tin. Nói cách khác, chúng ta cũng sẽ
đề cập tới các hệ thông tin học.
Trên máy tính các thông tin đƣợc xử lý theo nhiều phƣơng thức khác nhau. Một
số phƣơng thức xử lý thƣờng gặp nhƣ xử lý tƣơng tác (interactive processing), xử
lý giao dịch (transaction processin processing), xử lý trực tuyến (on- line
processing), xử lý theo lô ( batch processing), xử lý phân tán (distributed
processing) và xử lý thời gian thực ( real- time processing).
Nhƣ trên đã đề cập, hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của
nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con ngƣời trong một tổ chức
nào đó, hay nói cách khác, mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng nhƣ mối
liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là mối liên hệ thông tin. Nhƣ vậy, xét về cấu
trúc, hệ thống thông tin là phải có các thành phần cơ bản là phần cứng, phần mềm (
nói một cách ngắn gọn là các thiết bị tin học), con ngƣời, các thủ tục xử lý ( hoạt
động) và dữ liệu. Xét về chức năng, một hệ thống thông tin có bốn chức năng
chính là cập nhật, xử lý, lƣu trữ và kết xuất thông tin.
Trong phần này, chúng ta xem xét sơ lƣợc về một số loại hệ thống tin học là hệ
thống xử lý giao dịch (Transasction Processing Sytems- TPS), hệ thống thông tin
quản lý (Management Information Sytems- MIS), hệ trợ giúp quyết định (Decision
Support Sytems- DSS), hệ chuyên gia (Expert Sytems- ES) và hệ tự động hoá văn
phòng (Automated Office Sytems).
a. Hệ thống xử lý giao dịch
Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống thông tin có mục tiêu là xử lý các giao dịch
và ghi lại các thông tin về giao dịch dƣới dạng các bản ghi trong hệ thống. Dữ liệu
về các giao dịch đƣợc sắp xếp vào các bản ghi và lƣu trữ trong các tệp. Các bản ghi
này sẽ đƣợc gọi lại và tính toán, thống kê để đƣa ra các báo cáo định kỳ. Tuy
nhiên, thông tin ra của hệ thống xử lý giao dịch không chỉ là báo cáo định kì mà có
thể là các báo cáo theo mẫu định trƣớc. Ví dụ nhƣ in biên lai thanh toán cho khách
hàng tại quầy thu ngân trong một siêu thị. Nhƣ vậy, có thể thấy hệ thống xử lý giao
dịch là một phƣơng án sử dụng máy tính xử lý một giao dịch để thay cho cách làm
thủ công.
Trang 9
- Dễ dàng nhìn thấy một nhƣợc điểm của những hệ thống xử lý thông tin một cách
tổng thể- hệ thống thông tin quản lý
Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý nhƣ: Hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ
quan, Hệ thống quản lý sinh viên trong một trƣờng đại học, Hệ thống kế toán trong
một siêu thị, Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay hoặc Hệ thống bán hàng
trong một công ty.
b. Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần
thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí
quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các
thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động
diễn ra trong hệ thống .
Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất , hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ
cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý
công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin. Hệ thống thông tin quản lý có các
chức năng chính:
Thu thập, phân tích và lƣu trữ các thông tin một cách hệ thống.Những thông
tin có ích đƣợc cấu trúc hoá để có thể lƣu trữ và khai thác trên các phƣơng tiện tin
học.
Thay đổi,sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông
tin mới.
Phân phối và cung cấp thông tin.
Chất lƣợng của hệ thống thông tin quản lý việc đánh giá thông qua tính nhanh
chóng trong đáp ứng các nhu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính
toàn vẹn, đấy đủ của thông tin.
c. Hệ trợ giúp quyết định
Hệ trợ giúp quyết định là hệ thông tin tƣơng tác dựa trên một tập hợp hợp nhất
các phƣơng tiện xử lý thông tin để tạo ra và trình bày thông tin nhằm mục tiêu hỗ
trợ cho nhà quản lý trong quá trình đƣa ra quyết định.
Trong một số trƣờng hợp các nhà làm phƣơng tiện có thể dựa trên kinh nghiệm
của mình để đƣa ra phƣơng án xử lý.Ví dụ nhƣ lập kế hoạch mua sắm vật tƣ cho
một công ty, điều chỉnh nhân sự cho cơ quan,lập phƣơng án vận tải hàng hoá để
cung cấp cho khách hàng.Trong một số trƣờng hợp khác, ngƣời làm quyết định
phải đƣơng đầu với những tình huống phức tạp có những yếu tố vƣợt khả năng
bình thƣờng của con ngƣời để có thể tổng hợp đúng tình hình.Ví dụ nhƣ vịêc lập
phƣơng án vận tải có nhiều thông số (nhiều kho hàng,nhiều cửa hàng, số lƣợng
hàng hoá lớn) hoặc đi một nƣớc cờ trong một tình thế khó khăn và phức tạp. Trong
những trƣờng hợp có nhiều thông tin phức tạp, các thông tin ảnh hƣởng lẫn nhau,
cần tới sự trợ giúp của máy tính điện tử. Đó chính là chức năng của hệ trợ giúp
quyết định.
Phần lớn các hệ trợ giúp quyêt định đƣợc xây dựng dựa trên hạt nhân là các mô
hình đã đƣợc chọn lọc. Từ các dữ liệu đầu vào, hệ trợ giúp quyết định đƣa ra các
Trang 10
- phƣơng án và đánh giá về các phƣơng án này, sắp xếp chúng theo một số tiêu
chuân nào đó. Ngƣời sử dụng dựa vào các thông tin gợi ý này để xây dựng một
phƣơng án thực hiện.
Ví dụ, ngƣời quản lý cung cấp thông tin về nhu cầu mua sắm hàng hoá cho công
ty ở nhiều thời điểm hiện tại, thông tin về các hợp đồng cung ứng hàng hoá và các
báo giá kèm theo, thông tin về các nhà cung cấp hàng hoá và lƣợng hàng có trong
công ty. Hệ trợ giúp quyết định phải đƣa ra đƣợc các kế hoạch mua sắm hàng hoá
khác nhau, nhƣ mỗi một mặt hàng cần mua với số lƣợng bao nhiêu và phân bổ mua
của những nhà cung cấp nào. Các phƣơng án này khác nhau chủ yếu ở chỗ phân bổ
mua của từng nhà cung cấp những mặt hàng nào và mua với số lƣợng bao nhiêu.
Việc lựa chọn nhà cung cấp có thể dựa vào tiêu chuẩn về giá cả, về chất lƣợng của
các mặt hàng hoặc sự thuận tiện của việc vận chuyển hàng hoá. Các phƣơng án này
đƣợc sắp xếp theo tiêu chuẩn về giá cả, về chất lƣợng hoặc sự thuận tiện của việc
giao nhập để ngƣời quản lý quyết định chọn phƣơng án nào.
Trong một số trƣờng hợp, khi mà thời gian dành cho việc đƣa ra các quyết định
là rất hạn chế, hệ trợ giúp quyết định trở thành hệ trợ giúp thực hiện (executive
support systems ESS) .
d. Hệ chuyên gia
Hệ chuyên gia đƣợc xây dựng dựa trên những kết quả nghiên cứu về trí tuệ nhân
tạo, một bộ môn khoa học nhằm trang bị cho máy tính khả năng lập luận, tự học,
tự hoàn thiện mình và phỏng theo các giác quan của con ngƣời.
Một cách đơn giản, có thể hiểu hệ chuyên gia là một hệ thống thông tin tƣơng
tác dựa trên máy tính và hệ thống cơ sở dữ liệu về tri thức của con ngƣời, tạo ra
các đối thoại giữa ngƣời và máy tính để làm sáng tỏ vấn đề, hoặc nêu ra các lƣu ý
giúp cho ngƣời làm quyết định.
Hệ chuyên gia mô phỏng quá trình suy nghĩ của con ngƣời. Theo từng mức độ
chúng có thể lập luận, tự rút ra suy diễn và nêu đánh giá.
e. Hệ thống tự động hoá văn phòng
Một hệ thống tự động hoá văn phòng thƣờng bao gồm hai hệ thống con chính,
đó là hệ thống xử lý văn bản và hệ thống trợ giúp tính toán.
Một hệ thống tự động hoá văn phòng tích hợp có thể có các hệ thống con hỗ trợ
trao đổi thƣ từ, điện tín và hệ thống con quản lý lịch công tác, thời gian biểu của
các cán bộ nhân viên trong tổ chức .
Trong tài liệu này, nội dung của các chƣơng đều hƣớng tới hệ thống thông tin
quản lý. Vì vậy, từ phần này trở về sau, khi nói đến hệ thống thông tin, ta ngầm
hiểu đó là hệ thống thông tin quản lý, hay hệ thống tin học.
4. Hệ thống thông tin tổng thể
Mỗi một tổ chức tổ chức kinh tế- xã hội, nhƣ một công ty kinh doanh, một
trƣờng đại học, một trung tâm khám chữa bệnh, một nhà máy sửa chữa ô tô, một
hệ thống quản lý ngân sách, đƣợc gọi là hệ thống thực. Có thể nói rằng mọi hệ
thống thực đều có mục tiêu là lợi ích của một cá nhân, một tập thể hay một cộng
đồng. Đặc điểm chung của các hệ thống thực này là có con ngƣời tham gia, có cơ
Trang 11
- chế điều khiển, có nhu cầu xử lý thông tin đa dạng và phức tạp.Vì vậy, mọi xử lý
thông tin trong các hệ thống thực đều rất quan trọng bởi vì nó ảnh hƣởng tới con
ngƣời.Mọi hệ thống thực có thể đƣợc xem nhƣ một mô hình gồm ba thành phần
hợp thành là hệ quyết định, hệ tác nghiệp và hệ thông tin.Các thành phần này chính
là các hệ thống con của hệ thống thực.
a. Hệ quyết định
Hệ quyết định, gồm con ngƣời, phƣơng tiện và các phƣơng pháp, còn gọi là
thành phần quản lý, có chức năng điều khiển, kiểm soát các hoạt động tác nghiệp ,
hƣớng theo mục tiêu của hệ thống. Hoạt động quản lý của hệ quyết định có thể
hình dung nhƣ một dãy các thao tác: ra các quyết định và tổ chức thực hiện các
quyết định.
b. Hệ thông tin
Hệ thông tin, gồm con ngƣời, phƣơng tiện và các phƣơng pháp, có chức năng
thu thập, lƣu trữ và xử lý thông tin phục vụ cho các công tác chuyên môn nghiệp
vụ trong hệ thống.
Hệ quyết định cần có đủ các thông tin cần thiết trƣớc khi đƣa ra một quyết định.
Hệ thông tin có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin phức tạp, hỗn độn, thậm
chí chứa đựng nhiều mâu thuẫn, để cung cấp cho thành phần quản lý, hỗ trợ cho
việc đƣa ra các quyết định.
Các quyết định cũng cần phải đƣợc truyền đạt đến các điểm thực hiện và thông
tin về kết qủa thực hiện cũng cần đƣợc phản ánh ngƣợc lại đến hệ quyết định, nhƣ
là những thông tin cần thiết cho quyết định tiếp theo. Những nhiệm vụ truyền đạt
thông tin trao đổi giữa các thành phần của hệ thống thực hiện bởi hệ thông tin.
c. Hệ tác nghiệp
Hệ tác nghiệp, gồm có con ngƣời, phƣơng tiện và các phƣơng pháp và các quy
trình xử lý, còn gọi là thành phần chấp hành, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động
cơ sở của một tổ chức.
Cách phân chia các hệ thống thực thành các hệ thống con nhƣ trên cho ta một
cách nhìn, một cách tiếp cận nghiên cứu đối với hệ thống. Cũng cần phải nói rằng
trong mọi hệ thống thực không có sự phân chia rõ ràng giữa các phân hệ này.
Chẳng hạn, trong một tổ chức, có ngƣời vừa làm công tác lãnh đạo, vừa tham gia
xử lý thông tin, đồng thời cũng phải trực tiếp thực hiện những quyết định do chính
mình đƣa ra.
HÖ quyÕt ®Þnh
HÖ th«ng tin
HÖ t¸c nghiÖp
Trang 12
- Hình 1.3. Ba thành phần của hệ thống thực
Cách xem xét nhƣ trên dựa vào cấu trúc tổ chức của hệ thống thực. Theo một
cách nhìn khác thì hoạt động của một hệ thống liên quan tới ba kiểu phần tử cơ bản
là các biến vào, các biến ra và các phép biến đổi các biến vào thành các biến ra.
Các biến vào đƣợc hiểu là các tác động, các ràng buộc có chọn lọc từ môi trƣờng
bên ngoài. Các biến ra nhƣ là đáp ứng của hệ thống đối với các tác động của môi
trƣờng. Quá trình biến đổi bên trong là quá trình các nhân tố bên trong tác động lên
các biến vào làm thay đổi trạng thái của nó để tạo thành các biến ra. Có thể thấy rõ
ngay là một trong những mục đích quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống nhằm
làm rõ các phép biến đổi của hệ thống có thể đƣợc mô tả thông qua:
- Phép đặc tả, tức là phân biệt rõ hệ thống thành các hệ thống con thực hiện
các thao tác đơn giản.
- Phép tƣơng tự, tức là phân tích hệ thống hiện tại dựa vào việc xem xét một
hệ thống khác có chức năng tƣơng tự.
- Phép thực nghiệm, tức là chọn lựa một số đầu vào thích hợp, xem xét, phân
tích đầu ra tƣơng ứng.
Khi nghiên cứu hoạt động của một hệ thống, ngƣời ta thƣờng quan tâm tới việc
quản lý và điều hành hệ thống. Một số vấn đề sau đây thƣờng đƣợc đề cập đến khi
xem xét khả năng kiểm soát một hệ thống:
- Lựa chọn đƣợc các biến mục tiêu có lợi cho việc kiểm soát;
- Đánh giá đƣợc những sai lệch của kết quả thực tế so với biến mục tiêu và
xác định đƣợc khoảng sai lệch chấp nhận đƣợc của kết quả:
- Phân tích và biểu diễn đƣợc các phép biến đổi của hệ thống tức là mô tả
đƣợc những gì xảy ra bên trong của hệ thống.
II. CÁC BƢỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Lập kế hoạch phát triển hệ thống thông tin quản lý.
Nhiệm vụ đặt ra trong giai đoạn này là xác định đƣợc mục tiêu của hệ thống,
những thời điểm cùng kết quả cần đạt đƣợc của lịch trình khảo sát, phân tích và
thiết kế hệ thống. Trong giai đoạn này phải có đƣợc những hình dung cơ bản về hệ
thống thông tin quản lý cần xây dựng.
2. Khảo sát hệ thống.
Mục đích của khảo sát hệ thống thực là thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu
hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thống thông tin cũ trong hệ
thống thực và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới. Cần phải làm rõ các yêu
cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin cần xây dựng.
3. Phân tích hệ thống.
Xây dựng các mô hình của hệ thống thông tin quản lý nhƣ: sơ đồ chức năng
nghiệp vụ sơ đồ dòng dữ liệu và mô hình dữ liệu.Trên cơ sở các kết quả khảo sát
của các hệ thống thực, cần làm rõ các mô hình hoạt động của tổ chức và hệ thống
thông tin.
Trang 13
- 4.Thiết kế hệ thống
Trong thực tế, hai giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống không phải là hai giai
đoạn hoàn toàn riêng rẽ. Trong giai đoạn khảo sát hệ thống, ngƣời ta đã có thể tiến
hành phân tích sơ bộ hệ thống hoặc phân tích một số hệ thống con nào đó. Căn cứ
vào kết quả phân tích này, có thể tiến hành thiết kế một số phần của hệ thống.
5. Kiểm tra, thử nghiệm hệ thống
Nói chung, với nhiều hệ thống thông tin, việc kiểm tra tính đúng đắn của các mô
đun xử lý trong hệ thống là rất khó. Vì vậy, thông thƣờng, ngƣời ta kiểm tra hệ
thống thông tin quản lý thông qua thử nghiệm. Việc thử nghiệm hệ thống trên một
tập hợp các dữ liệu chuẩn cũng khó thực hiện đƣợc trong thực tế, bởi vì không
phải hệ thống thực nào cũng có sẵn một tập hợp các dữ liệu chuẩn nhƣ vậy.
Ngƣời ta thƣờng dùng các thông tin, dữ liệu thực tế đã qua xử lý bằng các
phƣơng pháp khác để vận hành thử nghiệm hệ thống thông tin mới, rồi so sánh kết
quả tính toán của hệ thống mới với kết quả đã xử lý theo các phƣơng pháp khác
hoặc với kết quả trên thực tế để rút ra kết luận về tính đúng đắn của các xử lý trong
hệ thống mới.
6. Nghiệm thu và cài đặt
Hệ thống đƣợc nghiệm thu trên cơ sở những tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch
phát triển hệ thống ban đầu. Song song với các khâu cài đặt cũng cần phải chú ý tới
khâu huấn luyện vận hành, sử dụng hệ thống mới.
III. CÁC PHƢƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
1. Phƣơng pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)
Đặc điểm:
- Gồm các pha (phase) : Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử
trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống.
- Việc hoàn thiện hệ thống đƣợc thực hiện theo hƣớng “bottom-up” (từ dƣới lên)
và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác.
Nhƣợc điểm:
- Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp.
Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test) nếu có lỗi nào đó xuất hiện ở giai đoạn
cuối pha kiểm thử. Lúc đó, tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của lỗi, có thể buộc phải
sửa đổi hàng loạt các mođun. Khi một lỗi đƣợc phát hiện, khó chẩn đoán mođun
nào (trong số hàng trăm, hàng ngàn mô đun) chứa lỗi.
- Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc một pha,
ngƣời ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa à Nếu ở pha trƣớc còn lỗi thì
các pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hƣởng của lỗi đó. Mặt khác hầu hết các dự
án thƣờng phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ trƣớc =>kết quả sẽ
khó mà đƣợc nhƣ ý với một thời gian quy định.
Trang 14
- 2. Phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc
Đặc điểm:
- Một loạt các bƣớc “bottom-up” nhƣ viết lệnh và kiểm thử đƣợc thay thế bằng
giai đoạn hoàn thiện “top-down”. Nghĩa là các modun mức cao đƣợc viết lệnh và
kiểm thử trƣớc rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn.
- Pha thiết kế cổ điển đƣợc thay bằng thiết kế có cấu trúc.
Nhƣợc điểm:
Ngƣời thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai
chẳng có liên hệ nào với ngƣời sử dụng => Quá trình phân tích và thiết kế gần nhƣ
là tách ra thành hai pha độc lập.
3. Phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc
Đặc điểm
- Phƣơng pháp này bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung,
tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lƣợng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ
liệu, cài đặt.
- Các hoạt động có thể thực hiện song song. Chính khía cạnh không tuần tự này
mà thuật ngữ “pha” đƣợc thay thế bởi thuật ngữ “hoạt động” (“pha” chỉ một
khoảng thời gian trong một dự án trong đó chỉ có một hoạt động đƣợc tiến hành).
Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt
động trƣớc đó.
Một số phƣơng pháp phân tích có cấu trúc:
Các phƣơng pháp hƣớng chức năng
- Phƣơng pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa
theo phƣơng pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn.
- Nó có hệ thống trợ giúp theo kiểu đồ hoạ để biểu diễn các hệ thống và việc trao
đổi thông tin giữa các hệ con. Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng
dữ liệu, từ điển dữ liệu (Data Dictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận
chức năng. Nhƣng SADT chƣa quan tâm một cách thích đáng đối với mô hình
chức năng của hệ thống.
- Phƣơng pháp MERISE (MEthod pour Rassembler les Idees Sans Effort) của
Pháp dựa trên các mức bất biến (còn gọi là mức trừu tƣợng hoá) của hệ thống
thông tin nhƣ mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô
hình.
- CASE (Computer-Aided System Engineering) - phƣơng pháp phân tích và
thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính. Từ kinh nghiệm và nghiên cứu trong
quá trình xây dựng hệ thống, hãng Oracle đã đƣa ra một tiếp cận công nghệ mới -
Phƣơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống CASE*Method. Đây là một cách
Trang 15
- tiếp cận theo hƣớng "topdown" và rất phù hợp với yêu cầu xây dựng một hệ thống
thông tin trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thƣơng mại.
Các phƣơng pháp hƣớng đối tƣợng
- Phƣơng pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phƣơng
pháp đƣợc lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực.Những phƣơng pháp
này lại yêu cầu các phần mềm phải đƣợc mã hoá bằng ngôn ngữ lập trình ADA.
Do vậy phƣơng pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tƣợng mà không hỗ
trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp.
- Phƣơng pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hoá
hệ thống thành các lớp. Các công việc mà hệ thống phải thực hiện đƣợc phân tích
và chia ra cho các lớp của hệ thống. Các đối tƣợng trong các lớp của hệ thống trao
đổi các thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra. Phƣơng pháp RDD hỗ
trợ cho các khái niệm về lớp, đối tƣợng và kế thừa trong cách tiếp cận hƣớng đối
tƣợng.
- Phƣơng pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phƣơng pháp đƣợc
xem là mới nhất trong cách tiếp cận hƣớng đối tƣợng. Phƣơng pháp này đã khắc
phục đƣợc một số nhƣợc điểm của các phƣơng pháp tiếp cận hƣớng đối tƣợng
trƣớc mắc phải.
Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hƣớng đối tƣợng có các bƣớc phát triển
hơn so với tiếp cận hƣớng chức năng. Nhƣng trong thực tế việc phân tích và thiết
kế hệ thống theo cách tiếp cận hƣớng đối tƣợng gặp rất nhiều khó khăn vì chƣa có
nhiều các công cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế hƣớng đối tƣợng. Chính vì vậy
cách tiếp cận này vẫn chƣa đƣợc phát triển rộng rãi
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Hãy nêu những thành phần chính của hệ thống thông tin quản lý. Nêu ví dụ
một hệ thống thông tin quản lý trong thực tế và chỉ ra các thành phần của hệ thống
này.
2. Hãy nêu những nhiệm vụ chính của phân tích và thiết kế một hệ thống thông
tin quản lý.
3. Hãy liệt kê các loại hệ thống thông tin theo mức độ tích hợp các phƣơng tiện
xử lý thông tin và chỉ rõ sự khác nhau giữa các loại hệ thống thông tin này.
4. Hãy liệt kê các loại hệ thống thông tin theo mục tiêu của hệ thống và chỉ rõ sự
khác nhau giữa các loại hệ thống thông tin này.
5. Hãy lựa chọn một hệ thống thực biết rõ nhất để chỉ ra các tiến trình xử lý
thông tin trong đó. Với mỗi tiến trình hãy chỉ rõ thông tin vào và thông tin ra của
nó.
Trang 16
- CHƢƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Giới thiệu:
Giới thiệu các bƣớc và phƣơng pháp thực hiện trong giai đoạn khảo sát hệ
thống nhƣ: tìm hiểu hiện trạng, xác định mục tiêu, phạm vi, các giải pháp.
Mục tiêu của bài:
Nhằm trang bị cho ngƣời học các kiến thức về:
- Trình bày đƣợc mục tiêu, Nội dung công việc ngƣời phân tích thiết kế cần
phải thực hiện và kết quả cần đạt đƣợc của việc khảo sát hệ thống.
- Vận dụng đƣợc các phƣơng pháp khảo sát hệ thống
- Lập hồ sơ kết quả khảo sát hệ thống
Nội dung của bài:
I. KHẢO SÁT
1. Khảo sát sơ bộ
a. Mục tiêu của khảo sát hệ thống
Quá trình khảo sát hệ thống thực nhằm xác định một số vấn đề trƣớc khi bắt đầu
xây dựng, phát triển một dự án tin học. Những vấn đề quan trọng nhất cần phải xác
định rõ là:
-Nhu cầu xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tức là, thực sự ngƣời sử
dụng muốn gì ở hệ thống?
-Những vấn đề cần làm, không nên, chƣa nên hay sẽ làm. Nói cách khác là xác
định các ràng buộc, hạn chế và phạm vi của dự án. Với mỗi nội dung, phải xem xét
tới sự cần thiết và tính khả thi của nó.
-Thời gian phát triển hệ thống là bao lâu. Đòi hỏi xác định thời gian hoàn thành
ngay từ thời điểm đầu là khó, tuy vậy, vẫn cần đƣa ra một thời hạn dự trù để thực
hiện dự án.
-Giá thành phát triển hệ thống (tính đầy đủ các yếu tố nhân lực, vật lực, tài
chính). Điều này có nghĩa là ngay từ khi khảo sát đã phải có một hình dung sơ bộ,
thậm trí là hình dung chi tiết về giải pháp thực hiện, đáp ứng đƣợc mọi yêu cầu đặt
ra hoặc các yêu cầu quan trọng.
-Thuận lợi và khó khăn (kể cả vấn đề thị trƣờng cho sản phẩm).
Các câu trả lời - kết luận phải mang tính khách quan. Các thông tin số liệu đƣợc
đƣa ra xem xét phải chính xác, có căn cứ đáng tin cậy.
Mục tiêu của khảo sát sơ bộ là thu thập thông tin, tài liệu để có đƣợc một hình
dung tổng quát, tuy không thật chi tiết nhƣng tƣơng đối đầy đủ về hệ thống thực,
hệ thống thông tin đang có và hệ thống thông tin cần có. Việc khảo sát diễn ra trên
ba phạm vi: khảo sát về công việc, chức năng; khảo sát về thông tin dữ liệu, về
cách thức sử dụng dữ liệu; khảo sát về ngƣời sử dụng trong hệ thống.
b. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng
Các nội dung cần khảo sát tƣơng ứng với những vấn đề cần giải quyết sao cho
phù hợp với yêu cầu của ngƣời sử dụng và qui mô của hệ thống thông tin. Công
việc khảo sát có thể chia theo các nội dung chính sau:
Trang 17
- Xác định các vấn đề cần giải quyết trong tổ chức và phạm vi giải quyết của
từng vấn đề
Nghiên cứu cơ cấu tổ chức cơ quan chủ quản của hệ thống thực.
Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận và sự phân cấp quyền hạn
trong điều hành, quản lý hệ thống thực.
Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, tài liệu, các chứng từ giao dịch, các
tệp, các chƣơng trình và các phƣơng tiện xử lý thông tin.
Thu thập và mô tả các qui tắc quản lý, các qui trình xử lý thông tin trong hệ
thống.
Thu thập các nhu cầu xử lý và sử dụng thông tin.
Đánh giá, phê bình hiện trạng và đề xuất các giải pháp.
Xác định các nhóm nguời sử dụng:
Xác định các nhóm ngƣời trong tổ chức mà các công việc của họ có mối quan hệ
mật thiết với các hoạt động của hệ thống thông tin. Việc xác định các nhóm nguời
sử dụng nhằm làm rõ những nguồn thông tin mà họ có thể cung cấp cũng nhƣ yêu
cầu của họ đối với hệ thống thông tin mới cần xây dựng.
c. Viết báo cáo tổng hợp:
Cần chú ý là báo cáo tổng hợp phải dựa trên những kết quả của khảo sát hiện
trạng để có đuợc thông tin tổng quát về hệ thống nhằm giúp cho việc đƣa ra những
quyết định cho giai đoạn tiếp theo.
VÍ DỤ 1:
Trích báo cáo tổng hợp công tác khảo sát hệ thống quản lý đào tạo của trƣờng
đại học A:
..... Sinh viên đƣợc cung cấp trƣớc chƣơng trình đào tạo của nghành, bao gồm
danh sách các môn học phải hoàn thành( tƣơng ứng với số tín chỉ phải có trƣớc khi
thi tốt nghiệp) và trình tự thực hiện . Vào đầu các học kỳ, sinh viên đƣợc cung cấp
thời khoá biểu dự kiến. Căn cứ vào thời khoá biểu dự kiến, sinh viên tự đăng ký
một kế hoạch học tập với phòng đào tạo. Nếu bản đăng ký hợp lý tức là các môn
học theo đúng trình tự đào tạo, thì phòng đào tạo sẽ thực hiện nhƣ kế hoạch dự
kiến. Trong trƣờng hợp số học sinh đăng ký vào các lớp không đủ số tối thiểu thì
có thể huỷ bỏ lớp hoặc phải tách lớp nếu số sinh viên đăng ký vào một lớp quá
nhiều....
Yêu cầu: giải quyết khâu “ xử lý phiếu đăng ký của sinh viên” .Giới hạn về thời
gian thực hiện là ba ngày.
Phƣơng án đề nghị:
Với quy trình đào tạo đƣợc mô tả nhƣ trên thì nhu cầu dùng máy tính để xử lý
thông tin là cấp bách. Nếu trƣờng có khoảng 1000 sinh viên và mỗi sinh viên học
khoảng năm môn học trong một học kỳ, thì phòng đào tạo sẽ phải kiểm tra tính
hợp lý trong khi đăng ký của 5000 môn học. Nếu mỗi môn học cần khoảng ba phút
để kiểm tra sổ điểm của sinh viên và đối chiếu với tiến trình lôgic kiến thức của
nghành học, thì cần khoảng 250 giờ.
Trang 18
- Để thực hiện trong ba ngày cần có một tổ xử lý tin 10 ngƣời với 10 máy tính.
Sinh viên viết đăng ký theo mẫu thống nhất và nộp theo khoa chuyên nghành.
VÍ DỤ 2: Trích báo cáo tổng hợp công tác khảo sát hệ thống quản lý đào tạo của
trƣờng đại học B:
- Khi nhập trƣờng sinh viên nộp hồ sơ sinh viên cho phòng đào tạo và đƣợc sắp
xếp vào một lớp nào đó .
- Vào đầu mỗi học kỳ của năm học, dựa vào danh sách các lớp, chƣơng trình đào
tạo của từng nghành và thực tế giảng dạy trong các học kỳ trƣớc, phòng đào tạo lập
kế hoạch giảng dạy cho toàn trƣờng trong học kỳ.
- Căn cứ vào kế hoạch giảng dạy và danh sách giáo viên (họ tên GV, chức vụ,
học hàm, học vị, số giờ chuẩn), các khoa lập bảng phân công giảng dạy trong đó
ghi rõ nhiệm vụ của từng giáo viên ( gồm các môn học, số tiết, lớp học, sĩ số, tên
giáo viên đảm nhiệm) và gửi cho phòng đào tạo.
- Dựa vào quỹ hội trƣờng hiện có và phân công giảng dạy của các khoa, phòng
đào tạo xây dựng thời khoá biểu cho nhà trƣờng trong cả học kỳ.
- Cuối học kỳ, phòng đào tạo tập hợp các phiếu ghi điểm, cập nhật vào sổ điểm
chung và tình điểm trung bình trong học kỳ. Căn cứ vào điẻm trung bình này và
quy chế đào tạo, phòng đào tạo lập danh sách các sinh viên đƣợc học bổng và thi
lại.
- Sau mỗi năm học, phòng đào tạo sẽ xem xét những trƣờng hợp nghỉ học hoặc
không đủ điều kiện lên lớp để điều chỉnh lại danh sách lớp.
- Cuối năm học, phòng đào tạo thống kê theo thời khoá biểu số giờ của từng bộ
môn để từ đó thanh toán tiền vƣợt giờ.
- Trong học kỳ cuối cùng của một khoá, dựa trên điểm toàn khoá để lập danh
sách sinh viên làm đồ án và thi tốt nghiệp. Khi tốt nghiệp phòng đào tạo sẽ cấp
bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp cho sinh viên.
2. Khảo sát chi tiết
Khảo sát chi tiết (detail study) là giai đoạn sau khi đã chọn giải pháp cho hệ
thống thông tin mới. Nó đƣợc thể hiện bằng sự thỏa thuận giữa thành phần tham
gia xây dựng hệ thống thông tin về các quy tắc quản lý, kế hoạch thực hiện và
những thủ tục liên quan. Việc thỏa thuận này có thể biểu thị bằng một hợp đồng
trách nhiệm chặt chẽ giữa các bên. Trong hợp đồng (hoặc phần chi tiết hay phụ
lục) phải nêu các yêu cầu cụ thể cho từng chức năng của hệ thống, chi phí và kế
hoạch phối hợp thực hiện giữa hai bên.
a. Người sử dụng trong hệ thống.
Trong hệ thống thực, ngƣời sử dụng là các cá nhân, nhóm ngƣời mà công việc
của họ có mối liên hệ mật thiết với các hoạt động của hệ thống thông tin. Chất
lƣợng nguồn thông tin do ngƣời sử dụng cung cấp mang ý nghĩa quyết định. Do
vai trò, nhiệm vụ và chức năng khác nhau, dẫn đến khả năng cung cấp thông tin và
loại thông tin có thể cung cấp đƣợc của các nhóm ngƣời sử dụng cũng sẽ khác
nhau. Thông thƣờng ngƣời ta phân loại ngƣời sử dụng thành các nhóm theo mức
Trang 19
nguon tai.lieu . vn
