Xem mẫu
- CHƯƠNG 6
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Chức năng tổ chức: Là chức năng thứ 2 của quá trình quản lý,
đó là nhà quản lý thực hiện việc sắp xếp và phân bổ nguồn lực
con người nhằm thực hiện các kế hoạch của tổ chức.
Chức năng tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một
cách khoa học nhằm tăng NSLĐ, tăng hiệu quả công việc.
Chức năng tổ chức được thực hiện bởi tất cả các nhà quản lý
(cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở, nhà quản lý SX, nhà quản lý tài
chính,…)
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 1
- CHƯƠNG 6
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Các công việc của chức năng tổ chức trong quản lý:
Phân tích mục tiêu của tổ chức/của 1 bộ phận
Xác định và phân loại các hoạt động, các công việc cần thiết
để thực hiện mục tiêu
Phân chia tổ chức thành các bộ phận (hợp nhóm các công
việc)
Xác định vị trí, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân; phân
cấp, phân quyền, xác định các mối quan hệ
Bảo đảm nguồn lực cho hoạt động của tổ chức
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 2
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức: là tập hợp các bộ phận (và cá nhân) có
mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,
có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm
nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau nhằm
thực hiện các hoạt động của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức:
1) Các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức
2) Mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 3
- Ví dụ cơ cấu tổ chức
Giám đốc
T.P T.P T.P T.P
Marketing Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự
N/c và dự báo Thiết kế sản Phân
t/trường phẩm xưởng 1 Tuyển dụng
Quảng Phân
cáo Kỹ thuật điện xưởng 2 Đào tạo
Quản lý Công cụ dụng
bán hàng Kỹ thuật cơ khí cụ Tiền lương
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 4
- Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức
Thuộc tính chuyên môn hóa công việc
Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận
Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ
chức
Thuộc tính xác định số cấp quản lý và tầm quản lý
Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
trong tổ chức
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 5
- Thuộc tính chuyên môn hóa của cơ cấu tổ chức
Các công việc được chia nhỏ
Các hoạt động mang tính chất lặp lại
Một cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện số lượng ít các
hoạt động, các công việc tương đồng nhau
Các cá nhân hoạt động tương đồng được hợp nhóm trong
1 đơn vị của cơ cấu tổ chức
Một nhân viên ko cần quá nhiều kỹ năng khác nhau
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 6
- Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và
quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với 1 vị trí (chức
vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyền hạn gắn
liền với vị trí, ko gắn liền với cá nhân.
VD: Quyền hạn của Giám đốc, quyền hạn của T.Phòng, quyền
hạn của nhân viên
VD: Ko có quyền hạn của cá nhân Nguyễn Văn A
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 7
- Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức
Quyền hạn trực tuyến
Quyền hạn tham mưu
Quyền hạn chức năng
Chú ý: Mối quan hệ quyền hạn ở các tổ chức khác
nhau là khác nhau
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 8
- Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép nhà quản
lý ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới.
VD: Mối quan hệ giữa T.Phòng với nhân viên trong phòng
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 9
- Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
Quyền hạn tham mưu: Là quyền hạn của nhà quản lý trong đó
họ thực hiện nghiên cứu, phân tích để đưa ra các ý kiến tư vấn
cho nhà quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm. Nhà quản lý
trực tuyến (cấp trên) ra quyết định trên cơ sở ý kiến tư vấn này,
còn bản thân ý kiến tư vấn không fải là quyết định cuối cùng.
VD: Trưởng phòng đề xuất tăng lương cho nhân viên trong
phòng của mình, đề xuất tuyển dụng thêm công nhân với Giám
đốc
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 10
- Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
Quyền hạn chức năng: là quyền hạn được trao cho 1 cá
nhân (hoặc 1 bộ phận) được ra quyết định và kiểm soát
những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.
VD: nhân viên phòng hành chính thực hiện kiểm soát việc
chấp hành giờ giấc đi làm của nhân viên của các phòng
ban khác
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 11
- Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
Hai xu hướng phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản
lý trong tổ chức:
Tập trung: là xu hướng phân bổ quyền hạn trong đó mọi
quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất
của tổ chức.
Phân quyền: là xu hướng phân bổ quyền hạn trong đó quyền
ra quyết định được phân tán cho những cấp quản lý thấp
hơn.
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 12
- Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
Khi xem xét 1 tổ chức A, làm thế nào để biết tổ chức đó có mức
độ phân quyền cao hay thấp?
Mức độ phân quyền cao khi:
Một tỷ trọng lớn các quyết định được thực hiện ở cấp quản lý thấp
(cấp trung và cấp cơ sở)
Các quyết định được đưa ra ở cấp quản lý thấp có vai trò quan
trọng, phạm vi ảnh hưởng lớn.
Tính độc lập trong quá trình RQĐ ở cấp quản lý thấp trong tổ chức
(ko fải xin ý kiến cấp trên)
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 13
- Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
VD phân quyền cao: Trong doanh nghiệp, quản đốc phân
xưởng được quyền RQĐ về:
PA kỹ thuật thực hiện sản xuất
Chủng loại vật tư sử dụng
Máy móc thiết bị sử dụng
Lựa chọn công nhân….
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 14
- Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
Tập trung cao Phân quyền cao
- Nhà quản lý cấp cao bị sa lầy - Sự ko nhất quán trong các
vào các QĐ tác nghiệp, các QĐ quản lý, các chính sách
công việc mang tính sự vụ của các bộ phận
- Tính cục bộ trong các QĐ
=> làm giảm chất lượng các QĐ quản lý của các bộ phận
mang tính chiến lược khác nhau
- Ko thu hút cấp quản lý thấp - Mất khả năng kiểm soát của cấp
hơn vào quá trình RQĐ trên đối với cấp dưới
=> giảm sự sáng tạo, sự quan VD: Mỗi bộ phận trong tổ chức lại
tâm và ủng hộ của cấp quản lý có các QĐ, các chính sách
thấp hơn đối với các QĐ quản lý khác nhau, ko thống nhất
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 15
- Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
Ủy quyền: là hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một
số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện => chế
độ trách nhiệm kép.
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 16
- Điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả
1) Người được ủy quyền phải là người hiểu biết công việc đó (có
năng lực để làm) và trực tiếp làm việc đó (tránh ủy quyền lại)
2) Việc ủy quyền phải ko làm giảm trách nhiệm của người ủy
quyền. Tức là vẫn phải theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện.
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 17
- Điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả
3) Gắn chặt quyền hạn – trách nhiệm – lợi ích trong quá trình thực
hiện ủy quyền đối với cấp dưới
Quyền hạn để thực hiện trách nhiệm
Trách nhiệm để ko lạm dụng quyền hạn được giao
Lợi ích là động lực thúc đẩy cấp dưới t/hiện công việc được ủy quyền
4) Ủy quyền phải là sự tự giác
Cấp trên tự giác trao quyền cho cấp dưới, chấp nhận những giải
pháp và quyết định của cấp dưới
Cấp dưới: tự giác, ko cảm thấy bị áp đặt trong quá trình thực hiện.
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 18
- Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận
Cơ cấu tổ chức: Phân chia tổ chức thành các bộ phận
Cơ cấu tổ chức theo bộ phận: bao gồm các bộ phận mang
tính độc lập tương đối, thực hiện những nhiệm vụ nhất
định
=> Việc phân chia tổ chức theo bộ phận cho phép mở rộng
hoạt động của tổ chức (khi quy mô tăng -> số lượng các bộ
phận tăng và nhà quản lý vẫn kiểm soát được mọi hoạt động)
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 19
- Cơ cấu tổ chức theo bộ phận
Cơ cấu tổ chức trực tuyến (cơ cấu tổ chức đơn giản)
- Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có 1 cấp
trên và một số cấp dưới.
- Người lãnh đạo trực tiếp điều hành mọi việc và chịu hoàn
toàn trách nhiệm về sự tồn tại của tổ chức.
- Cơ cấu này chỉ phù hợp với các tổ chức nhỏ.
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 20
nguon tai.lieu . vn
