Xem mẫu
- B n đ xu t d án
NÂNG C P H TH NG QU N LÝ ĐÀO T O Đ I H C
Khoa Công ngh
Người quản lý dự án: Ths.Trần Minh Trí
Người tài trợ: VS. Nguyễn Văn Hiệu
Người chuẩn bị : Lê trung Hiếu, Nguyễn Hoài Nam, Nguyễn Việt Anh
0. Qua trình xét duy t
Ngày xem xét Người xem xét Người phê duyệt Mô tả sự thay đổi
15/10/2004 PGS. Hồ Sỹ Dàm VS. Nguyễn Văn Hiệu Phê duyệt lần đầu
I. M c tiêu c a d án
a. Mục tiêu trước mắt: Nâng cấp hệ thống thông tin quản lý đào tạo đại học nhằm
trợ giúp phòng đào tạo quản lý chính xác, đầy đủ hơn về sinh viên và kết quả
học tập của họ, đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo và sinh viên.
b. Mục tiêu lâu dài: Góp phần từng bước xây dựng hệ thống quản lý đào tạo toàn
diện tin học hóa của Khoa Công nghệ, Đại học Quốc gia Hà nội
II. V n đ và cơ h i
Hệ thống quản lý hiện tại không thích hợp với hệ thống đào tạo theo tín chỉ mà sắp
được triển khai ở Khoa Công nghệ. Nhiều công việc hiện tại vẫn làm bằng tay. Các nhân
viên làm việc rất vất vả nhưng vẫn chưa hoàn thành tốt các yêu cầu đặt ra: nhiều báo cáo
còn chậm chễ, một số yêu cầu của lãnh đạo không được đáp ứng. Sinh viên phàn nàn
nhiều về việc tiếp cận với các thông tin đào tạo như kết quả học tập, thời gian biểu,..Hệ
thống mới cần được phát triển để thích nghi với quản lý đào tạo theo mô hình quản lý
mới, và cung cấp dịch vụ tiện lợi cho nhiều loại người dùng là yêu cầu tất nhiên đối với
một khoa Công nghệ. Trong điều kiện chuẩn bị đổi mới quản lý, Khoa Công nghệ đã có
đủ cơ sở vật chất cũng như được Đại học Quốc gia khuyến khích triển khai việc tin học
hóa quản lý. Chính trưởng khoa Viện sĩ Nguyễn Văn Hiệu rất quyết tâm thực hiện dự án
- 2 D án qu n lý đào t o
này. Triển khai dự án lúc này là thích hợp xét từ phía yêu cầu thực tiễn cũng như các
điều kiện có được của Khoa.
III. Gi i pháp đ ngh
Hệ thống quản lý đào tạo đại học được phát triển trên nền web với cơ sở dữ liệu tập
trung, tự động hóa hầu hết những hoạt động chính của quản lý đào tạo và cung cấp dịch
vụ tiện ích liên quan đến đào tạo của khoa Công nghệ cho mọi đối tượng sử dụng. Với
thời gian và kinh phí hạn chế, dự án chỉ tập trung vàò các hoạt động chính yếu của quản
lý đào tạo đại hoc, là nhiệm vụ trung tâm của Khoa Công nghệ.
3.1. Mô hình hệ thống phần cứng
Hệ thống được xây dựng là một mạng Intranet gồm một số máy chủ trung tâm và
các máy trạm đặt tại các vị trí làm việc của các cán bộ lãnh đạo, các phòng ban, bộ môn
và các vị trí phục vụ chung. Hệ thống được lắp đặt trên cơ sở hoàn thiện hệ thống hiện
có, không cần trang bị thêm nhiều, chủ yếu là cấu hình lại và bổ sung một số ít thiết bị
kết nối cần thiết. Cấu hình hệ thống có dạng cho ở hình 2.
Xây dựng các hệ thống trên nền web đang là xu phát triển hiện nay. Vì thế, hệ
thống đề xuất cho phép sử dụng lâu dài, sau này chỉ cần nâng cấp khi cần thiết mà không
phải cấu trúc lại từ đầu.
Hình 1. Cấu hình tổng thể hệ thống phần cứng
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- 3
Bàn đ xu t d án
Việc tổ chức ba máy dịch vụ riêng biệt cho phép dễ dàng thiết lập được hệ thống an
toàn và bảo mật thông tin nhiều tầng. Tầng cơ sở dữ liệu là sâu nhất và độc lập nên dễ
sao lưu và thiết lập các công cụ bảo vệ chắc chắn cho các dữ liệu nhạy cảm.
3.2. Hệ thống phần mềm
3.2.1. Hệ thống nền
Hệ thống sẽ sử dụng hệ điều hành Window2000, hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS-
SQL, ngôn ngữ lập trình ASP, phần mềm máy chủ web là Apache Tomcat. Các hệ này
có mức công nghệ trung bình tiên tiến và đã có thực tế vận hành ổn định. Rất nhiều các
hệ ứng dụng thương mại đều vận hành tốt trên nền này.
3.2.2. Các hệ con của hệ thống
a. Các hệ thống quản lý bộ phận cần phát triển
Hệ thống bao gồm các hệ thống con sau đây:
1. Hệ thống quản lý chương trình, môn học, tài liệu, giáo trình
2. Hệ thống quản lý tuyển chọn, quản lý học viên, sinh viên
3. Hệ thống quản lý quá trình giảng dạy, học tập và kết quả
4. Hệ thống quản lý tốt nghiệp, tín chỉ
5. Hệ thống báo cáo, dịch vụ.
Với thời gian và kinh phí hạn chế, dự án chỉ tập trung vào phần chính yếu của quản
lý đào tạo đại học. Trong các hệ con cần xây dựng, hệ thống quản lý tuyển sinh là hệ
thống đã được sử dụng nhiều năm và đang hoạt động tốt. Trong dự án này nó được xem
là hệ thống đã có sẵn như các hệ thống liên quan khác.
Hệ thống được phát triển theo định hướng đối tượng. Theo định hướng này, hệ
thống sẽ dễ sửa đổi, bổ sung và đảm bảo độ tin cậy cao. Đặc trưng này cho phép bổ sung
và hoàn thiện dần các quy trình và thủ tục quản lý trong quá trình phát triển và bảo trì hệ
thống.
Phần lớn các hoạt động quản lý có các thủ tục xử lý tương đối đơn giản (trừ các thủ
tục lập lịch), việc tự động hóa chúng đến mức cao có thể đạt được dễ dàng. Riêng việc
xử lý lập lịch sẽ áp dụng thuật toán mô phỏng kết hợp với xử lý bổ sung bằng tay (là
cách thường được sử dụng và hiệu quả hiện nay).
b. Các hệ thống con liên quan
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- 4 D án qu n lý đào t o
– Hệ thống quản lý cơ sở vật chất cung cấp các thông tin về số lượng phòng học, số
chỗ mỗi phòng, số phòng thực tập và số máy tính thường xuyên làm việc, số phòng
thí nghiệm và các thí nghiệm thực hiện tại đó, số máy chiếu, máy dịch vụ phuj vụ
cho các chuyên đề,…cho việc lập thời khóa biểu, lịch thi,..
– Hệ thống quản lý tài vụ: cung cấp thông tin về học phí, học bổng và cần các thông
tin để thanh toán cho các hoạt động đào tạo.
– Hệ thống quản lý cán bộ, giáo viên: cung cấp thông tin về số cán bộ tham gia giảng
dạy và khả năng giảng dạy các môn, hướng dẫn luận văn, khóa luận,..
Các thống liên quan này đều thuộc phòng hành chính, quản trị tổng hợp… Tất cả
các hệ thống này được thực hiện trên máy nhưng vẫn theo cách thủ công. Để khai thác
tốt, sẽ xây dựng các giao diện giữa chúng và các hệ con nêu ra ở trên đi với các xử lý
chuyển đổi dữ liệu để người dùng thao tác đơn giản và lấy được các thông tin cần thiết
một cách nhanh chóng, chính xác cho các hoạt động của mình.
Trong các hệ thống con cần xây dựng, hệ thống quản lý tuyển chọn học viên sinh
viên xem như đã có, chỉ cần tạo liên kết để sử dụng các kết quả tuyển chọn đưa vào phần
hệ thống cần phát triển.
Hệ thống được mô tả ở phần phụ lục: hình 6,7.
IV. L a ch n d án và các tiêu chu n s d ng
a. Phạm trù lợi ích của dự án
Dựa án được xây dựng nhằm đáp ứng được yêu cầu quản lý đào tạo sinh viên theo
tiến chỉ ở mức vừa đủ: thực hiện tốt mọi nhiệm vụ và yêu cầu dịch vụ đề ra, và tiết kiệm
chi phí (nhân lực và tiền của) nhiều nhất có thể.
b. Sự phù hợp với các điều kiện, ràng buộc bên trong
Hệ thống dự kiến xây dựng là phù hợp với các ràng buộc và điều kiện đặt ra:
– Chi phí phát triển dự kiến là 89 triệu (
- 5
Bàn đ xu t d án
c. Sự cấp thiết của dự án
– Dự án cần triển khai ngay để đáp ứng kịp thời yêu cầu thay đổi quản lý từ niên chỉ
sang tín chỉ của Khoa trong thời gian sắp tới.
– Quy mô đào tạo tăng, Khoa không thể tăng thêm biên chế mà yêu cầu chất lượng
đói hỏi phải nâng cao thực sự. Điều này chỉ được đảm bảo khi hệ thống được xây
dựng thành công càng sớm ngày nào càng tốt.
– Khoa cần triển khai hệ thống quản lý đào tạo tin học hiệu quả để tương xứng với
một khoa Công nghệ có tầm cỡ hàng đầu đất nước trong lĩnh vực đào tạo công
nghệ thông tin và viễn thông.
V. Phân tích chi phí và l i ích
1. Các lợi ích thấy được
a. Lợi ích:
− Đáp ứng yêu cầu quản lý đào tạo theo tín chỉ
− Tiết kiệm chi phí cho đào tạo hàng năm: 68,5 triệu đồng/năm
− Không tăng nhân lực trong điều kiện nhiệm vụ đào tạo tăng lên
b. Giá trị và các khả năng có thể:
− Tiết kiệm thời gian và công sức cho lãnh đạo và cán bộ quản lý, điều kiện làm
việc tiện lợi và thoải mái hơn.
− Tiết kiệm thời gian cho sinh viên để có nhiều thời gian học tập
− Giảm được các chi phí liên quan khác liên quan đến hoạt động đào tạo thường
xuyên đã giảm đi chưa được tính ở trên: hao mòn trang thiết bi, chi phí điện,
nước,..
c. Các giả định từ giá trị có được
− Tăng chất lượng quản lý
− Quảng bá được thương hiệu của khoa
− Có cơ sở phát triển nhanh chóng các hệ thống còn lại, nâng cao năng lực của
đội ngũ tham gia phát triển, có được kinh nghiệm thực tiễn trợ giúp cho hoạt
động giảng dạy tốt hơn
2. Các lợi không nhìn thấy
a. Lợi ích
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- 6 D án qu n lý đào t o
− Khả năng nắm được tình hình chung về đào tạo và giảng dạy ở mỗi thời điểm
bất kỳ để có thể đưa ra các quyết định quản lý kịp thời, chính xác, làm tăng
năng lực của bộ máy quản lý.
− Hệ thống mới được đưa vào sử dụng sẽ là cơ sở cho những đề xuất cải tiến
quản lý được thực thi thông qua hệ thống này.
b. Giá trị và các khả năng có thể
− Tăng được khả năng làm việc và tinh thần trách nhiệm của giáo viên và cán
bộ do có thông tin đầy đủ và được giám sát thường xuyên qua hệ thống.
− Cải tiến tác phong làm việc của các phòng ban
− Động viên sinh viên tích cực học tập hơn
c. Các giả định từ giá trị có được
− Uy tín của Khoa tăng lên, thu hút nhiều sự chú ý của các tổ chức đối tác cũng
như học sinh, sinh viên biết đến thương hiệu của Khoa.
3. Các khoản mục chi phí và hệ số hoàn vốn
Khoản mục Tổng số
Số công lao động (ngày công) 600
Các chi phí từ bên ngoài 0
− Lao động (tư vấn, lao động hợp đồng)(ngày công) 0
− Trang thiết bị, phần cứng, phần mềm (đồng) 15.000.000
Danh sách các chi phí khác (tham quan, đào tạo)(đồng) 2.000.000
Hệ số hoàn vốn 0,33
VI. Các yêu c u nghi p v
− Quản lý đào tạo bậc đại học nói chung
− Tổ chức và quản lý đào tạo theo tín chỉ
VII. Ph m vi
A. Các hoạt động chính
1. Xây dựng và quản lý chương trình đào tạo
2. Lập thời khóa biểu và phân công giảng dạy
3. Lập lịch thi, tổ chức thi và làm khóa luận tốt nghiệp
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- 7
Bàn đ xu t d án
4. Quản lý điểm và kết quả tốt nghiệp
5. Lập các báo cáo tổng kết học kỳ, năm học
B. Các hoạt động ngoài phạm vi có ý nghĩa quan trong đối với sự thành
công của dự án
1. Quản lý cơ sở vật chất phụ vụ trực tiếp cho công việc đào tạo
2. Quản lý sinh viên
3. Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý theo tín chỉ
C. Các bộ phận và người liên quan
1. Nhà tài trợ: duyệt cấp phát vốn
2. Lãnh đạo Khoa: xem xét đánh giá kết quả
3. Phòng đào tạo: tham gia xây dựng và đánh giá kết quả
4. Đội dự án: triển khai hệ thống
5. Ban quản lý: chuyển đổi đào tạo từ niên chế sang tín chỉ
6. Phòng hành chính quản trị: cung cấp thông tin cần thiết và đánh giá
VIII. Các khó khăn, c n tr l n
1. Quản lý theo tín chỉ mới bắt đầu, chưa có lịch trình tổng quát chuyển dần sang đào
tạo theo tín chỉ, nhiều quy trình, thủ tục quản lý theo hình thức này còn chưa được
xây dựng. Vì vậy, khi xây dựng hệ thống sẽ rất khó khăn vì thiếu các quy trình và
thủ tục cụ thể. Qua thực tế của nhiều trường cho thấy, việc triển khai áp dụng đào
tạo theo tín chỉ cần có bước đi thích hợp và mất nhiều năm.
Khoa sớm thành lập bộ phận triển khải quản lý đào tạo theo tín chỉ và có lộ trình
tổng thể triển khai hoạt động này. Bộ phận này sẽ phối hợp chặt chẽ với tổ dự án
trong quá trình thực hiện dự án và kế hoạch dự án sẽ được làm phù hợp với lộ trình
tổng thế triển khai hoạt động quản lý theo tín chỉ.
2. Việc chuyển đổi dữ liệu cũ sang hệ mới cực ký khó khăn và tốn thời gian:
– Thứ nhất, việc mã hóa dữ liệu mới theo yêu cầu quản lý theo tín chỉ là công việc
không đơn giản và mất nhiều thời gian. Nó là một phần việc không nhỏ của quá
trình chuyển sang quản lý đào tạo từ niên chỉ sang tín chỉ. Công việc này cần hoàn
hoàn thành sớm làm cơ sở cho việc thiết kế dữ liệu lưu trữ.
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- 8 D án qu n lý đào t o
– Thứ hai, việc chuyển đổi cần đảm bảo sự tương thích và đồng bộ với dữ liệu cũ.
Có như vây, trong quá trình phải vận hành đồng thời hai loại hình quản lý theo niên
chỉ và theo tin chỉ mới có thể thực hiện trôi chảy, không xảy ra xung đột mà có thể
dẫn đến đình trệ quản lý
– Việc tổ chức vận hành đồng thời hai hệ thống khi đưa hệ thống mới vào hoạt động
sẽ làm khối lượng công việc tăng lên đáng kể. Vì thế cần xây dựng kế hoạch triển
khai hệ thống một cách đầy đủ, chính xác và có bộ phận đặc trách phối hợp cùng
với phòng quản lý đào tạo thực hiện kế hoạch này
IX. Các r i ro
1. Triển khai quản lý theo tín chỉ chậm trễ, làm ảnh hưởng triển khai dự án vì thiếu
quy trình, thủ tục và tư liệu cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu, có thể làm kéo dài thời
gian thực hiện dự án.
Giải pháp đề phòng:
− Thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng để dễ sửa đổi, bổ sung
− Sử dụng những thông tin giả định trên cơ sở ý kiến chuyên gia khi chưa có dữ
liệu chính thức.
2. Sự chuyển đổi dữ liệu có thể có gặp nhiều trục trặc chưa biết đến: khối lượng công
việc quá lớn, khó đồng bộ giữa hai cách lưu trữ, mất dữ liệu.
Giải pháp dự phòng (tử 5 đến 10 triệu) cho:
− Sử dụng thêm lao động cho công việc tổ chức và chuyển đổi dữ liệu, đặc biệt
thuê người có kỹ năng cao về tổ chức cơ sở dữ liệu khi cần.
− Tổ chức sao lưu nhiều bản, sẵn sàng để phục hồi dữ liệu đảm bảo an toàn
tuyệt đối trong quá trình chuyển đổi
Tổng chi phí phát triển và chi phí dự phòng (nhỏ hơn 100) vẫn trong giới hạn cho
phép.
X. T ng quan v l ch bi u
1. Ngày hoàn thành dự án dự kiến: Ngày 15 tháng 9 năm 2004
2. Các mốc chính
Sự kiện Thời điểm
1. Hoàn thành nghiên cứu hệ thống 5/5/2004
2. Kết thúc phân tích 31/5/2004
3. Kết thúc thiết kế lôgic 22/6/2004
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- 9
Bàn đ xu t d án
4. Kết thúc toàn bộ thiết kế 12/7/2004
5. Kết thúc lập trình và kiểm thử 30/7/2004
6. Kết thúc triển khai hệ thống 15/9/2004
7. Đóng dự án 30/9/2004
3. Các mốc bên ngoài có tác động đến dự án
Sự kiện Thời điểm
1. Nhận đủ các vật tư cho dự án 20/4/2004
2. Bàn giao, thanh lý các phần mềm mua 5/5/2004
4. Tác động của việc giao sản phẩm chậm
– Việc cài đặt và bàn giao chậm các phần mềm nền và công cụ sẽ làm chậm việc
phân tích và thiết kế, và hậu quả là kéo dài thời gian thực hiện dự án: Việc bàn giao
chậm bao nhiêu ngày, dự án có nguy cơ chậm bấy nhiêu ngày.
– Việc chậm hoàn thành các quá trình chuyển đối sang đào tạo theo tín chỉ có thể làm
tăng khối lượng công việc sửa đổi và bổ sung chương trình, sẽ làm tăng chi phí
phát triển và kéo dài thời gian thực hiện dự án.
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- PH LC
I. T ng quan v t ch c
1.1. Mô tả khái quát về tổ chức
Khoa Công Nghệ, Đại Học Quốc Gia Hà Nội có trụ sở tại nhà E3, thuộc khuôn
viên Trường Đại Học Quốc Gia Hà Nội tại số 144 đường Xuân Thuỷ, quận Cầu Giấy,
Hà Nội. Khoa là một đơn vị cơ sở trực thuộc Đại học Quốc gia Hà nội và có tư cách
pháp nhân như mọi trường đại học thành viên khác.
Khoa thành lập tháng 10 năm 1999 trên cơ sở hợp nhất hai khoa Công Nghệ Thông
Tin và Khoa Điện Tử Viễn Thông thuộc Trường Đại Học Tự Nhiên. Từ đó đến nay,
khoa đã trở thành một trong những cơ sở đào tạo cấp đại học và trên đại học hàng đầu ở
Việt Nam về công nghệ thông tin và điện tử viễn thông. Hiện tại, khoa có khoảng hơn 80
cán bộ công nhân viên chính thức, gần 70 cán bộ giảng dạy, 1 viện sỹ, trên một chục
giáo sư và phó giáo sư, gần hai chục tiến sĩ. Số còn lại phần lớn là cao học hoặc đang
theo học cao học. Gần hai chục cán bộ đang theo học bậc tiến sỹ hay cao học ở nước
ngoài. Hiện nay Khoa đang đào tạo gần 3000 sinh viên (cả chính khoá và tại chức), trong
đó, mỗi năm có khoảng gần 100 sinh viên thuộc hệ chất lượng cao, hơn 150 học viên sau
đại học. Hàng năm có trên 500 sinh viên và trên 50 học viên cao học tốt nghiệp. Hầu hết
sinh viên ra trường hàng năm sau không quá hai tháng đều có việc làm. Những năm gần
đây, hàng chục em tốt nghiệp được chuyển tiếp học cao học hay đào tạo tiến sĩ.
1.2. Nhiệm vụ của Khoa Công nghệ
Nhiệm vụ chính của Khoa là đào tạo các chuyên viên có trình độ nghiệp vụ cao và
nâng cao hoạt động nghiên cứu và phát triển trong hai lĩnh vực: Công nghệ Thông tin và
Điện tử Viễn thông. Khoa cố gắng góp phần đáp ứng nhu cầu to lớn về nguồn nhân lực
trong hai lĩnh vực trên của Việt nam hiện nay và sau này.
1.3. Các mục tiêu của tổ chức
Các mục tiêu của khoa Công nghệ là:
1. Nâng cao chất lượng dạy và học: Khoa đã và đang phấn đấu để đạt được tiêu chuẩn
giáo dục và đào tạo đại học và sau đại học của khu vực, và trở thành một trung tâm
tốt nhất của Việt Nam.
2. Mở rộng phạm vi cũng như đa dạng hoá các hình thức đào tạo: Được sự cho phép
của Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt nam, Khoa lập kế hoạch để áp dụng hình thức đào
- 11
PH L C L P D ÁN KH THI
tạo theo tín chỉ trong thời gian tới (hiện đang rất phổ biến trên thế giới) và tổ chức
hệ đào tạo chất lượng cao có liên kết với nước ngoài.
3. Hiện đại hoá nội dung và quá trình quản lí đào tạo: Khoa đang cố gắng để tin học
hoá tất cả các hoạt động quản lí đào tạo và sinh viên.
1.4. Cơ cấu tổ chức và các hoạt động nghiệp vụ
1.4.1. Sơ đồ tổ chức
Khoa Công nghệ có hai phòng chức năng, bảy bộ môn chuyên ngành cùng năm
phòng thí nghiệm (thuộc bộ môn), hai trung tâm nghiện cứu và một số bộ phận trực
thuộc. Tất cả thuộc sự lãnh đạo trực tiếp của chủ nhiệm khoa (hình 1).
PGS.Nguy n Qu c To n
VS Nguy n văn Hi u PGS.Nguy n Vi t Kính
Ch nhi m khoa Ch t ch H i đ ng
khoa h c Ngành
TS.Đinh M nh
TS. Đ ng H u PGS. Nguy n Kim GS Phan Anh
Tư ng
Th nh, Giám đ c trung
Giao
Trư nh b môn
Trư ng phòng tâm Đi n t Vi n
Trư nh b môn
Khoa h c máy tính
hành chính, tài thông
Vi n thông
chính, qu n tr
TS.Nguy n Tu TS.Vương Đ o Vy ThS Đào ki n
Trư nh b môn
TS.Vương Đ o Vy Qu c
Trư nh b môn
Các H th ngTTT Giám đ c trung
Trư ng phòng đào Đi n t & KHMT
tâm k ngh
tao, NCKH và qu n
ph n m m
lý sinh vi n PGS.Nguy n Qu c VS.Nguy n văn
To n Hi u
Trư nh b môn Trư nh b môn
M ng và truy n Quang t
thông
PGS.Nguy n văn
V
Trư nh b môn
Công ngh ph n
mm
Hình 1. Sơ đồ tổ chức Khoa Công nghệ, ĐHQGHN
1.4.2. Biểu đồ phân rã chức năng nghiệp vụ
Các đơn vị chức năng và hoạt động nghiệp vụ của Khoa được mô tả ở hình 2
Các ho t đ ng
Các đơn v nghi p v Các ch c năng nghi p v
nghi p v ↓
↓ ↓
1.Phòng đào tạo, NCKH và công tác SV
1.1. Quản lý đào tạo
Biên soạn: Nguyễn văn Vỵ - Khoa CNTT-Đại học CN
- 12 PH L C L P D ÁN KH THI
1.1.1. Lập kế hoạch và tổ chức tuyển sinh
1.1.2. Lập thời khoá biểu học tập, phân công giảng dạy
1.1.3. Theo dõi việc dạy và học
1.1.4. Lập lịch thi và tổ chức thi, làm tốt nghiệp
1.1.5. Quản lý điểm và tổng kết kết quả học tập
1.1.6. Quản lý chương trình, nội dung đào tạo, giáo trình
1.2. Quản lý sinh viên
1.2.1. Quản lý hồ sơ sinh viên
1.2.2. Xác nhận hồ sơ cho sinh viên
1.2.3. Làm hồ sơ tốt nghiệp
1.3. Quản lý nghiên cứu khoa học
1.3.1.Quản lý đề tài khoa học cấp khoa
1.3.2. Quản lý việc nghiên cứu khoa học của sinh viên
1.3.3. Theo dõi thực hiện đề tài khoa học không thuộc khoa
2. Phòng hành chính, quản trị tổng hợp
2.1. Quản lý nhân sự
2.1.1. Quản lý cán bộ
2.1.2. Ký kết và theo dõi hợp đồng làm việc
2.1.3. Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực
2.2. Kế toán và tài chính
2.2.1. Lập kế hoạch ngân sách
2.2.2. Thực hiện thu, chi thường xuyên
2.2.3. Tinh và trả lương
2.2.4. Cấp phát học bổng
2.2.5. Đầu tư phát triển
2.2.6. Tổng hơp, báo cáo định kỳ
2.3. Quản lý cơ sở vật chất
2.3.1. Lập kế họach tăng cường cơ sở vật chất
2.3.2. Theo dõi sử dụng, thanh lý TSCĐ
2.3.3. Bổ sung, nâng cấp, bảo dưỡng và sửa chữa TSCĐ
3. Các bộ môn nghiệp vụ
3.1. Phân công giảng dạy & chuyên môn
3.2. Nghiên cứu khoa học
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- 13
PH L C L P D ÁN KH THI
4. Các phòng thí nghiệm
4.1. Hướng dẫn thực hành
4.2. Phát triển ứng dụng
5. Các trung tâm
5.1. Tổ chức các nghiên cứu, triển khai
5.2. Hỗ trợ hoạt động đào tạo
Hình 2. Sơ đồ phân rã chức năng gộp của Khoa Công nghệ (dạng công ty)
1.4.3. Mô tả khái quát các hoạt động nghiệp vụ
(Ở đây cần mô tả khái quát mỗi chức năng hay hoạt động nghiệp vụ của hệ thống
hiện tại - phần này tạm bỏ qua).
1.5. Các thực thể dữ liệu (các đối tượng của miền ứng dung)
1. Sinh viên /học viên 9. Chương trình
2. Lớp 10. Môn học
3. Giáo viên 11. Bảng điểm
4. Cán bộ, nhân viên 12. Thời khoá biểu
5. Phòng, bộ môn 13. Lịch thi
6. Phòng thí nghiệm 14. Danh sách thi
7. Trang thiết bị 15. Danh sách coi thi
8. Phòng học/giảng đường 16. Danh sách tốt nghiệp
1.6. Các hệ thống thông tin hiện có
Hiện nay các hoạt động nghiệp vụ có thể phân chia thành các hệ chính:
− Hệ thống tuyển sinh
− Hệ thống quản lý sinh viên
− Hệ thống quản lý đào tạo
− Hệ thống kế toán
− Hệ thống quản lý cơ sở vật chất và nguồn lực
− Hệ thống quản lý nghiên cứu khoa học
(xem hình 3, 4)
Biên soạn: Nguyễn văn Vỵ - Khoa CNTT-Đại học CN
- 14 PH L C L P D ÁN KH THI
Mặc dù các phòng ban, bộ phận đều đã được trang bị máy tính và nhiều công việc
thực hiện trên máy tính, nhưng phần lớn các hệ này vẫn hoạt động theo phương thức làm
thủ công. Một số hệ thống đã được tin học hóa một phần (các chương trình riêng rẽ). Tuy
nhiên, về thực chất các hệ đó là làm việc theo kiểu thủ công: riêng rẽ, thiếu tính hệ
thống, không được liên kết đồng bộ nên hiệu suất còn hạn chế.
1.7. Cơ sở vật chất và trang thiết bị
Các lãnh đạo, các phòng, ban, trung tâm và bộ môn đều có máy tính trạm đủ dùng
và được kết nối bằng một mạng cục bộ (LAN) với máy chủ. Một số bộ phận có máy chủ
riêng phụ vụ cho bộ phận của mình. Ngoài ra, các thiết bị khác như máy in, máy
photocopy, scaner của các bộ phận là đủ phục vụ cho các hoạt động thường xuyên. Nhìn
chung, trang thiết bị tin học hiện có là khá đầy đủ, có cấu hình vừa phải và đang hoạt
động tốt.
Hiện nay, vận hành trên hệ thống mạng chung có hệ thống quản lý công văn đi đến
và webite môn học đang thử nghiệp. Hệ quản lý đào tạo với một số chức năng chính và
hệ tuyển sinh đã sử dụng một số năm nay. Cả hai hệ đều viết bằng ngôn ngữ Foxpro
cũng đang hoạt động nhưng ở pham vi cục bộ.
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- 15
PH L C L P D ÁN KH THI
kết quả tốt nghiệp
B
điểm môn học cuối kỳ
SINH VIÊN
báo giảng
C
lịch thi
GIÁO VIÊN
hồ s ơ sinh viên
yêu cầu tìm kiếm
0
đề thi
thời khoá biểu
H TH NG
bảng điểm
báo cáo
QU N LÝ ĐÀO
thông tin về giáo viên quyết định
TO
NGƯỜI
chương trình
chứng
QUẢN LÝ
thông tin
chỉ đạt thông yêu cầu báo cáo A
về phòng tin học
yêu cầu cơ
học phí
BỘ MÔN D sở vật chất
GIÁO DỤC
PHÒNG HÀNH E
THỂ CHẤT
CHÍNH, TỔNG HỢP
Hình 3. Biểu đồ ngữ cảnh của HTQLĐT hiện tại
Biên soạn: Nguyễn văn Vỵ - Khoa CNTT-Đại học CN
- 16 PH L C L P D ÁN KH THI
1
thông tin phòng học lịch thi
thông tin phòng học
E B
E
SẮP LỊCH thông tin các lớp
THI
thời khoá biểu
2
B
thông tin các lớp
LẬP THỜI
báo giảng CÁC LỚP
D
C
KHOÁ 1
thời khoá biểu cũ
BIỂU
thông tin giáo viên
hồ sơ sinh viên
C
thời khoá B
biểu cập
thông tin chương trình nhật
A
3
THỜI KHÓA
D quyết định
BIỂU TUYỂN
A
CHỌN VÀ
hồ sơ học viên
HỒ SƠ C
SINH VIÊN
yêu cầu điểm thi
tổ chức
B 5
kết quả tuyển
đào tạo
hồ s ơ
QUẢN LÝ tuyển sinh
điểm tổng kết ĐIỂM
HỒ SƠ SINH VIÊN
D
C 4
bảng điểm chấm
thông tin đào tạo
điểm
điểm kết quả
4 A
tìm kiếm
B
TÌM
C
D3 BẢNG ĐIỂM THÔNG TIN
yêu cầu
THEO YÊU tìm kiếm
CẦU
Hình 4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 của HTQLĐT hiện tại
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- 17
PH L C L P D ÁN KH THI
II. Nghiên c u h th ng
2.1. Những vấn đề đặt ra và giải pháp
Sau khi khảo sát hệ thống đào tạo và quản lý sinh viên hiện tại, các vấn đề sau đây
đã được phát hiện và các giải pháp đã được nghiên cứu đề xuất cho ở bảng 1
Bảng 1. Các vấn đề và giải pháp cho nó
Các vấn đề của hệ thống hiện tại Các giải pháp đề xuất
Các công việc quản lý tiến hành một cách Tổ chức hệ thống liên thông giữa
riêng rẽ, chỉ một ít công việc được chia sẻ nhiều người quản lý và nhiều máy để
theo phương thức truyền file. Mỗi máy tính chia sẻ các nguồn lực chung, giảm các
phải gánh một khối lượng công việc lớn và thao tác lặp lại, sao lặp.
xử lý mất nhiều thời gian
Dữ liệu lưu trữ trùng lặp ở nhiều vị trí riêng Tổ chức CSDL tập trung, đảm bảo dữ
rẽ. Muốn chia sẻ giữa các máy trong hệ liệu nhất quán và chia sẻ được qua
thống, người dùng phải tự sao chép, gửi đi. mạng.
Không có giao diện tự động liên kết với các Cung cấp giao diện để liên kết các hệ
hệ thống đang tồn tại khác. thống khác nhau đang tồn tại
Sinh viên chỉ nhận được thông tin thông qua Sinh viên có thể truy nhập vào hệ
cán bộ quản lý. Kết quả học tập của sinh viên thống bất cứ lúc nào để nhận được
được in ra và dán công khai trên bảng thông thông tin họ cần thông qua Internet. Sẽ
báo. Khi có yêu cầu nào khác, sinh viên phải yêu cầu xác nhận để bảo vệ tính riêng
đến hỏi cán bộ quản lý. Họ mất nhiều công tư.
sức tìm kiếm, thao tác, trả lời.
Không hỗ trợ cho hệ thống đào tạo dựa trên Làm phù hợp với các quy trình đào tạo
tín chỉ (sẽ đưa vào sử dụng). dựa trên tín chỉ và niên chỉ.
Còn có quá nhiều chức năng, công việc được Hoàn thiện quy trình, rút ngắn thời
thực hiện bằng tay, tiến độ chậm. gian và giảm phần xử lí bằng tay
Nhiều vấn đề lãnh đạo yêu cầu báo cáo phải Cung cấp một hệ thống báo cáo tự
làm quá lâu hoặc không thực hiện được. động cho người quản lý.
Chưa sử dụng tốt hệ thống mạng máy tính Sử dụng tối đa công suất hệ thống
đang tồn tại mạng máy tính hiện có, và tích hợp
được các hệ khác nhau đã có
Biên soạn: Nguyễn văn Vỵ - Khoa CNTT-Đại học CN
- 18 PH L C L P D ÁN KH THI
2.2. Đối tượng của việc phát triển hệ thống
Đối tượng của phát triển hệ thống là hệ thống quản lí đào tạo đại học hiện tại . Yêu
cầu đặt ra là phải nâng cấp hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu mới đặt ra của quản lý và
nâng cao hiệu năng hoạt động của nó, khắc phụ các tồn tại nêu trên. Đây nhiệm vụ chính
yếu của Khoa. Sắp tới Khoa sẽ chuyển dần sang đào tạo tín chỉ, thêm nữa số lượng sinh
viên ngày một tăng, năng lực của hệ thống cũ không còn thích hợp cả về chức năng và
quy mô đào tạo. Để nâng cao chất lượng đào tạo, yêu cầu nâng cấp hệ thống là cấp bách.
2.3. Các yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới
2.3.1. Yêu cầu về chức năng
A. Nhiệm vụ lưu trữ thông tin
Hệ thống mới cần có kho thông tin chung lưu trữ các thông tin về đào tạo:
– Chi tiết về chương trình giảng dạy, đề cương giáo trình, giáo án, giáo viên
– Các thông tin về chương trình đào tạo, môn học (các mô tả, số lượng đơn vị học
trình, điều kiện tiên quyết, các điều kiện kèm theo, ...)
– Lịch trình và thời gian biểu các môn học, thi cuối kỳ (học kì phải học, người hướng
dẫn, thời gian biểu, phòng học, ngày kiểm tra...)
– Chi tiết về tuyển sinh, hồ sơ sinh viên, tốt nghiệp
– Các chi tiết về kết quả học tập và đào tạo (số lượng và thời gian tuyển, nội dung
yêu cầu, điểm kiểm tra, thi, trúng tuyển, tốt nghiệp,...).
B. Trợ giúp công việc của phòng đào tạo và công tác sinh viên một cách tiện
lợi và nhanh chóng
Hệ thống giúp thực hiện:
– Thao tác các thông tin được liệt kê ở trên nhanh chóng, chính xác
– Lập danh sách phân công giảng dạy, hướng dẫn khoá luận, luận văn..
– Lập danh sách sinh viên thích hợp cho khoá học, cho kỳ thi, làm khoá luận
– Lập các lịch giảng dạy, phân công coi thi, chấm thi,
– Tạo các báo cáo về tình hình giảng day, kết quả học tập theo cá nhân, lớp, khối
định kỳ hay đột suất.
C. Cung cấp các dịch vụ thuận lợi cho sinh viên và giáo viên
Sinh viên, giáo viên có thể truy cập để :
– Theo dõi tình hình tuyển sinh, tổ chức lớp
– Theo dõi lịch học, phân công giảng dạy, thi cử
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
- 19
PH L C L P D ÁN KH THI
– Theo dõi kết quả học tập
– Yêu cầu thay đổi tuyển chọn (các kì loại bỏ và thêm vào)
– Yêu cầu thay đổi về chi tiết liên lạc
– Các quy chế về giảng dạy, học tập hay các thông tin khác liên quan.
2.3.1. Thời gian phát triển hệ thống
Thời gian phát triển và đưa hệ thống vào hoạt động giới hạn trong 6 tháng. Hệ
thống cần hoàn thành đúng thời hạn trước khi việc quản lý đào tạo theo tín chỉ dự kiến
triển khai thí điểm từ đầu niên khoá 2004-2005.
2.3.3. Những ràng buộc khác
− Hệ thống mới hoạt động phải đủ tin cậy, dễ bảo trì: Thời gian ngừng hoạt động do
mắc lỗi của mỗi hệ con không quá ½ ngày trong tuần. Việc bảo trì thường xuyên
chỉ một nhân viên đảm nhiệm.
− Việc triển khai hệ thống mới cần thực hiện theo từng giai đoạn. Trong thời kì đầu
(khoảng 1 năm), hệ thống mới có khả năng vận hành song song với hệ thống cũ để
đảm bảo chắc chắn cho quá trình chuyển đổi quản lý từ quản lý theo niên chỉ sang
tín chỉ.
− Hệ thống liên quan đến các thông tin nhạy cảm như kết quả thi tuyển, kết quả học
tập của sinh viên qua nhiều năm. Vì vậy, hệ thống phải đảm bảo độ an toàn cao đối
với việc bảo vệ và truy nhập đến các dữ liệu nhậy cảm.
− Khoa hình thành chưa lâu, nhiều quy trình, thủ tục quản lý chưa có hoặc chưa hoàn
thiện. Hệ thống cho phép sửa đổi dễ dàng quy trình thao tác nghiệp vụ.
− Kinh phí cho phát triển hệ thống lấy từ nguồn kinh phí của khoa là hạn chế, dự kiến
tối đa 100 triệu. Vì vậy cần tận dụng tối đa các nguồn lực (thiết bị, dữ liệu) đã có và
có thể giới hạn trong các chức năng chủ yếu về quản lý.
2.4. Phương án phát triển hệ thống
Với những yêu cầu và điều kiện đặt ra như trên, hệ thống đề xuất có những cấu
hình và đặc trưng sau đây:
2.4.1. Mô hình hệ thống phần cứng
Hệ thống phân cứng là một mạng Intranet gồm một máy chủ trung tâm và các máy
trạm đặt tại các vị trí làm việc của các cán bộ lãnh đạo, các phòng ban, bộ môn và các vị
trí phục vụ chung. Hệ thống được lắp đặt trên cơ sở hoàn thiện hệ thống hiện có, không
Biên soạn: Nguyễn văn Vỵ - Khoa CNTT-Đại học CN
- 20 PH L C L P D ÁN KH THI
cần trang bị thêm nhiều (chủ yếu là cấu hình lại và bổ sung một số ít thiết bị kết nối cần
thiết). Cấu hình hệ thống có dạng cho ở hình 5.
Hình 5. Cấu hình tổng thể hệ thống phần cứng
Cấu hình này là kiến trúc phổ biến của các hệ thống dựa trên nền web tiên tiến
ngày nay. Việc phát triển và mở rộng các ứng dụng, cơ sở dữ liệu hay quy mô mạng là
tương đối độc lập, dễ dàng thực hiện. Kiến trúc này cũng dễ dàng áp dụng các giải pháp
an toàn bảo mật về cả dữ liệu và hệ thống mạng.
Với 2 máy dịch vụ do phòng đào tạo quản lý và một số máy dịch vụ ở các bộ phận
khác, cấu hình phần cứng ở trên sử dụng 3 máy dịch vụ là hoàn toàn khả thi. Hệ thống
mạng vốn có sẵn và đã kết nối đến các bộ phận, chỉ cần điều chỉnh không nhiều cho phù
hợp với yêu cầu mới.
2.4.2. Hệ thống phần mềm
a. Hệ thống nền
Hệ thống sẽ sử dụng hệ điều hành Window2000 là đủ mạnh và phổ dụng, hệ quản
trị cơ sở dữ liệu MS-SQLserver-2000, ngôn ngữ lập trình ASP, phần mềm máy chủ web
là Apache Tomcat. Để đảm bảo các phần mềm nền có thể sử dụng lâu dài cần mua thêm
hệ thống phần mềm có năng lực tốt, và bổ sung công cụ trợ giúp cho việc phát triển, bao
gồm:
– Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: MS-SQL 7.0
Nguyên Văn Vỵ - Khoa Công nghệ thông tin- ĐHCN
nguon tai.lieu . vn
